Ciclo PDCA: o que é e como utilizar nas empresas

Afinal, é uma ferramenta de qualidade que identifica oportunidades de aprimoramento e auxilia na solução de problemas.

Mas para que seja possível otimizar processos, produtos e serviços com o PDCA, é importante entender como aplicar cada etapa do ciclo, e é isso e muito mais que você descobrirá neste artigo!

Neste conteúdo você encontra:

• Como surgiu o Ciclo PDCA?
• O que é o Ciclo PDCA?
• Por que utilizar o Ciclo PDCA?
• Como utilizar o Ciclo PDCA
• As 4 etapas do Ciclo PDCA

Como surgiu o Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA foi inicialmente criado por Walter A. Shewart na década de 20. No entanto, só se tornou reconhecido quando William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade, espalhou o conceito pelo mundo.

Por esse motivo, a partir da década de 50, o ciclo PDCA ficou conhecido como o Ciclo Deming ou Ciclo Shewhart.

Logo depois, houve ainda uma inspiração de John Dewey sobre o método com o desenvolvimento de 5 soluções de problemas, o que gerou o método como conhecemos atualmente. São elas:

1. Ter conhecimento sobre a dificuldade;
2. Identificar o problema;
3. Estabelecer definições do problema;
4. Planejar algumas soluções e definir as ações que serão tomadas;
5. Registrar os acontecimentos e as soluções aplicadas, sejam elas aceitas de forma positiva ou negativa.

Assim, o Ciclo PDCA surgiu como uma ferramenta administrativa, mas ao longo do tempo passou a ser aplicado para o aprimoramento contínuo de qualidade e para resolução de problemas organizacionais.

O que é o Ciclo PDCA?

O significado da sigla PDCA é Plan (planejar), Do (executar), Check (checar/controlar) e Act (agir).

Essa ferramenta é muito utilizada nas empresas como um método para análise e solução de problemas.

Isso porque proporciona uma sequência lógica e possibilita o aumento do conhecimento de uma pessoa sobre determinada situação, o que inclui as lideranças que passam a ter uma tomada de decisão mais assertiva.

Aliás, muitas das novas metodologias aplicadas hoje utilizam alguns conceitos do PDCA, como o SCRUM e o Design Thinking.

Em resumo, o PDCA foi criado com o objetivo de acelerar o processo de identificação da causa dos problemas e auxiliar na proposta de soluções.

Esse processo é cíclico e em cada repetição podem ser encontrado outros resultados, como identificação de falhas e mensuração dos fatores cruciais da gestão.

Por que utilizar o Ciclo PDCA?

Utilizar o Ciclo PDCA é importante porque auxilia na identificação de problemas nos processos e repara a causa dessas falhas de forma rápida e precisa, promovendo uma tomada de decisões mais estratégica.

O PDCA pode ser aplicado em qualquer processo organizacional, ajudando inclusive na padronização para garantir que todas as etapas do processo sejam seguidas e que ele seja executado por completo com eficiência.

Por ser um método cíclico, permite retomar do início e promover também a melhoria contínua de produtos ou serviços.

Além de facilitar a implementação de novas ideias, projetos ou iniciativas que podem ser desdobradas para todos os níveis da organização.

Como o ciclo PDCA promove o crescimento das pessoas? 

O método PDCA propõe os seguintes aspectos para promover o crescimento das pessoas dentro das empresas:

1. O ser humano só cresce quando é desafiado;
2. A meta é o que promove o desafio;
3. Para garantir o alcance da meta é necessário que as pessoas busquem conhecimento;
4. Cada pessoa tem uma capacidade diária de absorção do conhecimento;
5. O método PDCA é o caminho para desenvolver essa capacidade;
6. O método PDCA é o caminho para alcançar a meta.

Como utilizar o Ciclo PDCA

Como dito anteriormente, o ciclo PDCA é um método cíclico dividido em quatro etapas, e para seu funcionamento, é preciso “rodar” o PDCA. Em resumo, as quatro etapas são:

Planejar

A melhor forma de solucionar um problema é identificando as suas características e causas por meio de um planejamento. Por isso, a etapa de planejar é importante, por exemplo, para montar um plano de ação para alcançar uma meta ou estabelecer objetivos claros e executáveis com foco em obter melhores resultados.

Executar

Essa etapa é a de executar as ações estabelecidas no plano de ação, garantindo que o pessoal seja educado e treinando para isso e acompanhando o progresso do que foi implementado.

Controlar

Sem dúvidas, é necessário controlar os resultados obtidos, ou seja, medir e acompanhar o indicador escolhido ao longo do tempo. Nessa etapa, analise os resultados e faça as reavaliações necessárias para o plano.

Agir

Se o objetivo foi alcançado, é hora de padronizar as ações. Mas se isso não ocorreu e os resultados não foram como os esperados, é necessário agir e corrigir os erros com um “novo giro” do PDCA.

As 4 etapas do Ciclo PDCA

A seguir vamos entender com mais detalhes como aplicar cada etapa do Ciclo PDCA.

Etapa 1: Planejar (Plan)

A etapa de planejamento do ciclo PDCA é a mais importante. Com ela é possível definir os problemas a serem solucionados ou os novos objetivos a serem alcançados.

Acima de tudo, é fundamental que o planejamento seja bem executado, caso contrário, as próximas etapas serão prejudicadas e você não conseguirá alcançar o resultado desejado.

Mas o que ninguém conta é que é preciso seguir quatro fases dentro da etapa de planejamento.

Fase 1: Identificando o problema e estabelecendo a meta

O objetivo final de todas as áreas da empresa é melhorar os resultados. Para isso, é necessário atingir metas, vencer os obstáculos e resolver todos os problemas que impedem a melhoria dos resultados.

Uma meta é um conjunto de três fatores:

• Objetivo (o que fazer?)
• Valor (quanto fazer?)
• Prazo (quando ou até quando fazer?)

Para definirmos uma meta para o indicador de desempenho, devemos avaliar seu histórico e propor um desafio que pode ser a melhor prática já alcançada, a segunda melhor prática, a média ou outro valor externo, se necessário. 

Logo, a primeira fase do planejamento pode ser resumida em:

1. Definir o que precisa ser melhorado (problema);
2. Definir como medir e acompanhar o problema (indicador);
3. Definir qual será o desafio a superar (meta).

Fase 2: localizando o problema

Após identificarmos o problema, precisamos analisar de forma estruturada e analítica onde ele se localiza.

A localização exata do problema ajuda a identificar as causas da sua ocorrência na fase seguinte. Para isso, é necessário definir quais são os principais fatores que influenciam o problema.

Podemos então fazer os seguintes desdobramentos/aberturas:

• Região;
• Tempo (hora, dia, mês, turno);
• Sintoma (defeito, ocorrência);
• Produto;
• Outros Fatores (processo, volume, preço etc).

Uma análise eficaz como essa requer sistemas inteligentes e estruturados de dados que forneçam informações precisas para a tomada de decisão.

Algumas ferramentas utilizadas para essa análise são a Análise do Histórico, a Tabela de Estratificação e a Análise de Pareto.

Investigação detalhada:

• Quando o problema costuma ocorrer? 
• Onde ele costuma ocorrer?
• Com que tipo de material ele ocorre?
• Como ele ocorre?
• Existe outro fator que influi no problema?

Fase 3: análise das causas do problema 

A terceira fase do planejamento do ciclo PDCA consiste em realizar uma boa análise de causas. Isso só será possível com o envolvimento de todos os conhecedores do problema na busca da causa fundamental.

Essa análise das causas do problema pode ser feita utilizando duas técnicas: Brainstorming e Diagrama de Ishikawa.

Brainstorming (tempestade de ideias)

O brainstorming é uma técnica muito eficaz que pode ser feita da seguinte maneira:

• Reúna as pessoas que podem ajudar a resolver o problema;
• Explique o problema;
• Peça a todos que pensem nas possíveis causas do problema;
• Distribua papéis ou post-it para todos;
• Peça para que todos anotem o máximo de causas que eles pensaram;
• Reúna as ideias e deixe tudo organizado num diagrama “Espinha de Peixe”.

Fique atento às seis regras do Brainstorming:

1. Anote todas as ideias;
2. Todos devem participar;
3. Não critique as ideias;
4. Uma ideia de cada vez;
5. Estimule muitas ideias;
6. Considere ideias extravagantes.

Mas muita atenção: nesta etapa buscamos as causas do problema e não as soluções.

Diagrama de Ishikawa (“espinha de peixe”)

A reunião de brainstorming para a identificação das causas dos problemas gerará vários insights. Por isso, é preciso organizar essas ideias para não perdermos o foco de atuação.

Nesse sentido, podemos utilizar o de diagrama de Ishikawa, com o exemplo ilustrado a seguir:

Etapa 2: Executar (Do)

Agora sim devemos colocar em execução as ações planejadas na primeira etapa. O plano de ação é que coloca a gestão e esta etapa em movimento.

Para ganharmos o jogo é preciso executar as ações sistematicamente. Sem o prazo e sem a execução correta das ações planejadas, não há a possibilidade de o resultado melhorar.

Portanto, os responsáveis por cada ação devem estar capacitados e cientes dos prazos para executar o plano da melhor forma.

Etapa 3: Checar (Check)

Nesta etapa verificamos se as metas foram alcançadas no prazo estabelecido. Caso os resultados não forem atingidos, será preciso revisar o planejamento, ou seja, refletir e definir novas ações.

Etapa 4: Agir (Act)

Caso as metas tenham sido atingidas, este é o momento em que se estabelece o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Para auxiliar nesse processo de reflexão sobre o alcance das metas, podemos utilizar o Relatório de 3 Gerações.

O Relatório 3G visa identificar:

• O cumprimento e resultado de cada ação planejada (passado); 
• Se o resultado alcançado com todas as ações foi suficiente para atingir a meta (presente); 
• Quais os pontos problemáticos que impedem o alcance da meta (presente);
• Quais as contramedidas necessárias para que a meta seja alcançada (futuro).

Conclusão

Como o próprio nome já diz, esse é um ciclo de melhoria contínua. Quando um ciclo acabar, outro deve começar. Isso porque sempre haverá problemas e melhorias a serem feitas em uma organização.

Nunca esqueça de reservar um tempo especial para a etapa de planejamento desse método. Afinal, é com ela que garantimos o sucesso de todo o ciclo.

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