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19 de novembro de 2020

5W2H: O que é? Como usar? + Exemplos práticos

A ferramenta que te auxilia na produtividade e na organização efetiva de todos os afazeres: o 5W2H é usado para ajudar no planejamento da sua empresa!

Essa sigla vem do inglês e é um método utilizado para garantir que todo o fluxo de trabalho seja realizado sem nenhum problema. E, para orientar de maneira mais eficiente sobre as principais etapas de um projeto e suas estratégias, o 5w2h ajuda no planejamento e a manter a produtividade em foco.

A proposta deste post é justamente te ajudar a entender como o 5W2h funciona, sua importância e como esta ferramenta da Gestão Empresarial auxilia também na parte prática para a estratégia ou projeto de plano de ação da organização.

O que é 5W2H?

Conforme antecipamos, o conceito de 5w2h é bem simples e interdisciplinar. Em suma, o 5w2h é uma metodologia, desenvolvida para se compreender determinado problema ou até mesmo uma janela de oportunidade para impulsionar o negócio por meio de ângulos variados.

Sua maior característica é por ser como um checklist para realizar tarefas com maior agilidade e eficiência. Sua sigla basicamente significa What, Who, When, Where, How e How Much. Logo, define o que será feito, porque, onde, quem quando, como e quanto vai custar.

Com os chamados “7 fatores de explanação”, é possível vislumbrar de uma forma mais clara e objetiva o problema, oferecendo mais possibilidades de resolução. Veja só como a sigla 5W2H é utilizada:

Os 5W:

  • What (O que?) – sua meta, objetivo;
  • When (Onde?) – a meta ou lugar onde se dará a ação;
  • Why (Por que?) – benefícios da implementação dessa meta;
  • Where (Quando?) – espaço de tempo em que a meta será desdobrada;
  • Who (Quem?) – líder, gestor ou time responsável;

Os 2H:

  • How (Como?) – que tipo de processo será usado;
  • How much (Quanto?) – quanto custará a implementação desse processo.

Como fazer o 5W2H?

O mais comum desta etapa é que estes 7 fatores de explanação sejam inseridos em uma planilha simples, não precisando no momento de softwares, já que o processo é bastante similar à prática das checklists. Com isto, use uma linha para cada um dos fatores.

Primeiramente, você pode começar pelo “O quê” e ir colocando as respostas em cada coluna. Entretanto, é recomendável sugerir também a participação do seu time, comparando respostas e chegando àquela que melhor representa a realidade da sua organização.

Então, com a planilha pronta, a sua equipe terá uma sólida referência para começar a produzir e se questionar em relação a “acidentes de percurso”. Inclusive, você pode utilizar esta estratégia em seu planejamento estratégico.

Como usar a metodologia do 5W2H?

É importante entender que o 5w2h nem sempre se encaixa dentro da cultura, porém utilizar esta metodologia é fundamental para se alcançar diversos objetivos, incluindo os estabelecidos para compor a Missão, Visão e Valores da organização.

Portanto, para se evitar perda de tempo e, principalmente, retrabalho, é bom garantir que sua empresa disponha de uma Gestão Estratégia, metas claras e objetivas. Além de ter o hábito de acompanhar o desembolar do planejamento e os resultados.

Mas se você no fundo não sabe se o objetivo traçado é mesmo o ideal para a sua empresa, o método do 5w2h vai se tornar um complicador, e não uma ferramenta que ajudará a esclarecer etapas e propósitos.

Então, tenha também um objetivo para executar estas ações. Alguns exemplos comuns de sua aplicação são: Gestão de custos, Gestão de operações, além do próprio planejamento estratégico, já citado.

Exemplos práticos de 5W2H

A melhor vantagem do 5w2h é que ele é bastante democrático. Ou seja, qualquer pessoa com o mínimo de conhecimento sobre planilhas de Excel pode começar a executá-lo para realizar todo tipo de planejamento.

Alguns exemplos são: para o corte de custos de uma empresa, para planejar uma viagem, elaborar uma estratégia de atuação nas redes sociais, orçamentos empresariais, na definição de um processo de recrutamento e seleção, entre outros.

Enfim, o 5w2h pode e deve ser usado para todo tipo de organização. Contudo, devem expressar todos os itens necessários à uma análise mais holística possível, com cada informação inserida no campo a que pertence e acompanhar sistematicamente sobre cada processo mapeado.

Veja abaixo um exemplo simplificado de 5w2h no plano de ação:

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Conclusão

Em conclusão, esperamos que você tenha entendido o conceito de 5w2h e que estes exemplos da aplicação dessa metodologia tenham sido esclarecedores. Sabemos que a etapa do planejamento e definição de metas não é fácil.

Por isto, que tal começar, ou mesmo, rever aqueles projetos cruciais para o crescimento da sua empresa? Para fazer isso com ainda mais precisão, conte conosco para te ajudar a criar as suas próprias Metas e definir objetivos mais claros e específicos para o que deseja atingir.

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