Ciclo PDCA: Saiba tudo sobre a ferramenta de solução de problemas

Esse método faz parte da Performance de Pessoas e utilizá-lo traz diversas vantagens para alcançar melhores resultados, além de ser um diferencial competitivo. Por isso, é importante entender o passo a passo da elaboração da estratégia do ciclo PDCA e colocar em prática todos os objetivos da gestão de performance da empresa.

Origem de como surgiu o método PDCA

O ciclo PDCA foi criado por Walter A. Shewart, na década de 20, mas ele se tornou conhecido quando William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade, espalhou o conceito pelo mundo. Por esse motivo, a partir da década de 1950, o ciclo PDCA ficou conhecido como o Ciclo Deming e também de Ciclo Shewhart.

Um tempo depois, houve uma inspiração do John Dewey sobre o método, desenvolvendo 5 soluções de problemas, o que inspirou o método que conhecemos atualmente. Veja só:

1. Ter conhecimento sobre a dificuldade;
2. Identificar o problema;
3. Estabelecer definições do problema;
4. Planejar algumas soluções e definir as ações que serão tomadas;
5. Registrar os acontecimentos e as soluções aplicadas, sejam aceitas de forma positiva ou negativa.

O ciclo teve início como uma ferramenta administrativa, mas sua metodologia tem sido aplicada para o aprimoramento contínuo de qualidade e resolução de problemas organizacionais.

O que é o Ciclo PDCA?

O significado da sigla PDCA é: Plan (planejar), Do (executar), Check (checar/controlar) e Act (agir). Essa ferramenta é muito utilizada nas empresas como um método para análise e solução de problemas, pois proporciona uma sequência lógica e possibilita o aumento do conhecimento dos gestores, tornando a tomada de decisão mais efetiva.

Muitas das novas metodologias aplicadas hoje utilizam alguns conceitos do PDCA, como o SCRUM e o Design Thinking. Além disso, o método tem como propósito aumentar o conhecimento de uma pessoa sobre determinada situação.

O PDCA foi criado com o objetivo acelerar o processo de identificação da causa dos problemas e auxiliar na proposta de soluções. Esse processo é cíclico e em cada repetição pode ser encontrado outros resultados, como a identificação de falhas e também mensuração dos fatores cruciais da gestão.

Por que o PDCA é tão importante assim? Por que usar?

Utilizar o Ciclo PDCA é importante porque auxilia na identificação de problemas nos processos e repara a causa dessas falhas de forma rápida e precisa, além disso esse método ajuda na tomada de decisões nas empresas. Outra vantagem é que essa metodologia pode ser aplicada em qualquer processo organizacional.

Ajuda também na padronização para que todas as etapas sejam seguidas pelos colaboradores para executar com eficiência os processos por completo. Auxilia também no alcance de metas, no engajamento com o time e traz resultados positivos para a companhia.

Por ser cíclico, permite retomar o processo novamente. É possível ter um aprimoramento contínuo dos processos e descobrir se o seu produto ou serviço tem deixado os clientes satisfeitos. Pode ser utilizado também para implementar novas ideias e ser desdobrados em todos os níveis da companhia.

Como o ciclo PDCA promove o crescimento das pessoas?  

O método PDCA propõe os seguintes aspectos para promover o crescimento das pessoas dentro das empresas:

1. O ser humano só cresce quando é desafiado;
2. A meta é o que promove o desafio;
3. Para garantir o alcance da meta é necessário que as pessoas busquem conhecimento;
4. Cada pessoa tem uma capacidade diária de absorção do conhecimento;
5. O método PDCA é o caminho para desenvolver essa capacidade e para alcançar a meta.

Ou seja, utilizar o PDCA como a principal metodologia de processos é a melhor estratégia para conseguir alcançar melhores resultados organizacionais.

O ciclo PDCA inclui as seguintes etapas sequenciais:

Como dito anteriormente, essa metodologia é cíclica, dividida em quatro etapas e, para o funcionamento correto desse processo, é preciso “rodar o PDCA”, ou seja:

Planejar

A melhor forma de solucionar um problema é identificando as suas características e causas usando um planejamento. E montar um plano de ação para alcançar uma meta. E também elaborar objetivos claros e executáveis com foco em obter resultados positivos.

Executar

Execute as ações estabelecidas no plano de ação, sempre educando e treinando o pessoal. E acompanhe o progresso do que foi implementado.

Controlar

É necessário controlar os resultados obtidos, medir e acompanhar o indicador eleito através do tempo. Analise os resultados e faça as reavaliações necessárias para o plano.

Agir

Para padronizar as ações, se a meta tenha sido alcançada, é necessário agir. Mas se isso não ocorreu, o ideal é corrigir os erros através de um “novo giro do PDCA”, caso os resultados não tenham sido como os esperados.

Detalhes da etapa 1 do PDCA – PLAN (Planejar)

A etapa de planejamento do ciclo PDCA é a mais importante. Com ela é possível definir os problemas a serem solucionados ou os novos objetivos a serem alcançados.

Acima de tudo, é fundamental que o planejamento seja bem executado, pois as próximas etapas serão prejudicadas e você não conseguirá alcançar o resultado desejado. Por isso, o que ninguém te conta é que é preciso seguir 4 fases da etapa de planejamento. Veja só:

Fase 1. Identificando o Problema e estabelecendo a Meta 

O objetivo final de todas as áreas da empresa é: melhorar os resultados. E para fazer isso é necessário atingir metas, mas para isso precisamos vencer os obstáculos e resolver todos os problemas que impedem a melhoria dos resultados em nossa área.

Uma meta é um conjunto de três fatores:

• Objetivo (o que fazer?)
• Valor (quanto fazer?)
• Prazo (quando ou até quando fazer?)

Para definirmos uma Meta para o Indicador de Desempenho, devemos avaliar seu histórico e propor um desafio que pode ser: a melhor prática já alcançada, a segunda melhor prática, a média ou outro valor externo, se necessário.

Resumindo a primeira fase do planejamento: 

1: O que precisa ser melhorado (qual o problema?);
2: Como medir e acompanhar o problema (Indicador)?
3: Qual será o desafio a superar (qual a Meta?);

Fase 2. Localizando o problema

Em seguida, depois de identificarmos o problema, precisamos analisar onde se localiza, de forma estruturada e analítica.

A localização exata do problema ajuda a identificar as causas da sua ocorrência na fase seguinte. Para isso precisamos definir quais são os principais fatores que influenciam o problema.

Podemos fazer os seguintes desdobramentos/aberturas: 

• Região;
• Tempo (hora, dia, mês, turno);
• Sintoma (defeito, ocorrência);
• Produto;
• Outros Fatores (processo, volume, preço, etc).

E para realizar uma análise eficaz, é fundamental ter sistemas inteligentes e estruturados de dados que forneçam informações para tomada de decisão. Sendo assim, várias ferramentas são utilizadas para a esta análise, como a Análise do Histórico, a Tabela de Estratificação e a Análise de Pareto.

Investigação detalhada:

• Quando o problema costuma ocorrer?
• Onde ele costuma ocorrer?
• Com que tipo de material ele ocorre?
• Como ele ocorre?
• Existe outro fator que influi no problema?

 Fase 3. Análise das Causas do Problema  

A fase 3 do planejamento do ciclo PDCA consiste em realizar uma boa análise de causas. Isso só será possível com o envolvimento de todos os conhecedores do problema na busca da causa fundamental.

E para analisar as causas do problema, podemos utilizar duas técnicas: o Brainstorming e o Diagrama “Espinha de Peixe”.

1. Brainstorming (Tempestade de Ideias) 

O brainstorming é uma técnica muito eficaz que se realiza da seguinte maneira:

• Reúna as pessoas que podem ajudar a resolver o problema;
• Explique o problema;
• Peça a todos que pensem nas possíveis causas do problema;
• Distribua papéis ou post-it para todos;
• Peça para que todos anotem o máximo de causas que eles pensaram;
• Reúna as ideias e deixe tudo organizado num diagrama “Espinha de Peixe”.

Fique atento as 6 Regras do Brainstorming: 

1. Anote todas as ideias;
2. Todos devem participar;
3. Não critique as ideias;
4. Uma ideia de cada vez;
5. Estimule muitas ideias;
6. Considere ideias extravagantes.

Mas muita atenção: Nesta etapa, buscamos as causas do problema e não as soluções.

 2. Diagrama de Ishikawa

A reunião de brainstorming para a identificação das causas dos problemas irá gerar vários insights. Por isso, é preciso organizar estas ideias para não perdermos o foco de atuação.

Para tanto, podemos utilizar o de diagrama de Ishikawa, da seguinte forma:

Fase 4. Elaboração do Plano de Ação 

Para a fase 4 do planejamento do PDCA, você deve elaborar um plano de ação. Uma meta crítica deve ter o formato mais completo para o plano, especificando como será atingida.

Sendo assim, todo plano de ação deve ser focado nas causas fundamentais e ter prazo e responsáveis bem definidos. Para isso, você deve:

• Discutir as medidas possíveis e definir as mais adequadas para eliminar as causas fundamentais;
• São importantes as medidas eficazes, simples, de baixo custo e que são compatíveis com os prazos das metas;
• Elaborar o plano de ação;
• Um plano de ação deverá conter as medidas prioritárias e suficientes para se atingir uma meta;
• Não podemos preencher o plano com intenções;
• Somente insira as ações que estão sob a autoridade do do gestor.

ETAPA 2: DO (Executar) 

Agora sim, devemos colocar em execução as ações planejadas na primeira etapa. O Plano de Ação é que põe a gestão e essa etapa em movimento. 

Para ganharmos o jogo é preciso executar as ações sistematicamente. Sem o prazo e sem a execução correta das ações planejadas, não há a possibilidade do resultado melhorar.

Sendo assim, os responsáveis por cada ação devem estar capacitados e cientes dos prazos para executar o plano da melhor forma.

ETAPA 3: CHECK (Checar) 

Nesta etapa verificamos se as metas foram alcançadas no prazo estabelecido. Caso os resultados não forem atingidos o será preciso revisar o planejamento, ou seja, refletir e definir novas ações.

ETAPA 4: ACT (Agir Corretivamente) 

Caso as metas foram atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

A ferramenta 3G no processo de reflexão

Para auxiliar no processo de reflexão sobre o alcance de nossas metas vamos utilizar a ferramenta Relatório de 3 Gerações.

O Relatório 3G visa identificar: 

1. O cumprimento e resultado de cada ação planejada (passado);
2. Se o resultado alcançado com todas as ações foi suficiente para atingir a Meta (presente);
3. Quais os pontos problemáticos que impedem o alcance da meta (presente);
4. Quais as contramedidas necessárias para que a meta seja alcançada (futuro).

E como o ciclo do PDCA acaba?

Como o próprio nome já diz, esse é um ciclo de melhoria contínua. Quando um ciclo acabar, outro deve começar. Isso porque, sempre haverá problemas e melhorias a serem feitas em uma organização. Portanto, nunca se esqueça de sempre garantir um tempo especial para a etapa de planejamento desse método. Pois é com ela que garantimos o sucesso de todo o ciclo.

Então, nunca se esqueça de sempre garantir um tempo especial para a etapa de planejamento desse método. Afinal, é com ela que garantimos o sucesso de todo o ciclo.

Por isso, gostaríamos de te convidar para conhecer as soluções da Plataforma Mereo, com ela é possível cadastrar e alinhar as metas aos objetivos da organização e analisar os resultados de forma detalhada, utilizando a metodologia do PDCA. Agende agora uma demonstração gratuita!