Quick Meeting

4 de maio de 2020

Quick Meeting: Conheça a solução da Plataforma Mereo para gestão à distância

Ao longo do tempo, desenvolvemos e atualizamos diversas funcionalidades em nossa plataforma integrada Mereo. Devido ao momento que todos estamos vivendo, uma das ferramentas que ganhou maior destaque é o Quick Meeting, que busca trazer produtividade, agilidade e automatização para as rotinas de trabalho.

Um dos maiores desafios que temos identificado em muitas empresas é a falta de produtividade no ambiente organizacional, principalmente neste momento de trabalho remoto, onde a comunicação fica distribuída em diversos canais. Usar uma ferramenta para gestão é importante para garantir a produtividade.

A frequência de reuniões online aumentou significantemente por consequência do isolamento social e, ao que parece, essa mudança de hábito de trabalho causada pela pandemia veio para ficar. Para se ter uma ideia, empresas como a Microsoft, tiveram um aumento de 500% no uso da sua plataforma de videoconferência desde janeiro. No mês passado, o Microsoft Teams teve um aumento de 50% em seu chat e 37% de reuniões por vídeo e áudio.

A ausência de soluções que dão suporte à gestão de reuniões à distância pode ser um agravante, principalmente neste momento de crise, no que diz respeito a organização e gestão de atividades. Sendo assim, ter um local para armazenar todas essas informações é necessário e facilita o trabalho dos gestores e suas equipes.

Nossa solução para a gestão de reuniões

O Quick Meeting pode ajudar as organizações durante esse momento, já que a solução permite a gestão unificada de reuniões e tarefas.

Assista nosso vídeo de apresentação do Quick Meeting!

Os benefícios do Quick Meeting

Um dos benefícios da solução é a agilidade para compartilhar informações e delegar tarefas para os participantes de uma reunião. Dessa forma, os compromissos ficam em evidência para todos, permitindo tirar dúvidas e tomar decisões em conjunto com a equipe.

Além disso, com o Quick Meeting você tem transparência no compartilhamento das suas informações, permitindo que todos os participantes visualizem os dados em tempo real.

Outro benefício ao utilizar a ferramenta é a automatização na gestão de tarefas e demandas, diminuindo a sobrecarga de trabalhos, permitindo o envio e o recebimento das atas das reuniões para todos os participantes após o término do que foi discutido. É possível também fazer integração com os sistemas Outlook e Google para o envio dos convites.

Utilizar uma ferramenta como essa traz mobilidade em sua rotina. Até porquê, armazenar informações em um local seguro e fácil de compartilhar é o futuro das organizações.

Como funciona o Quick Meeting

O Quick Meeting faz com que os seus processos sejam executados com simplicidade, no menor tempo possível e com maior praticidade. Com ele você vai encontrar algumas funcionalidades essenciais para a gestão do seu time no trabalho remoto. Veja só:

Painel

Essa aba do módulo apresenta um dashboard com informações sobre as reuniões e atividades relacionadas. Você terá relatórios sobre o tempo investido em reuniões, o status das reuniões realizadas, atrasadas ou canceladas, assim como o status das tarefas por meio de gráficos, para melhor visualização do que aconteceu durante o período selecionado.

Reuniões

Nessa parte da ferramenta do Quick Meeting, é possível ver a listagem das reuniões que estão por vir com informações importantes: data, horário inicial e final, status e local para adicionar arquivos.

Nessa área você pode também criar uma reunião, onde será permitido:

  • Marcar o local da reunião ou link da vídeo chamada;
  • Incluir os assuntos da pauta da reunião ou tópicos como checklist;
  • Inserir observações do motivo da reunião;
  • Disparar automaticamente o convite para os participantes da reunião;
  • Inserir notas e relatório da reunião.

Além disso, durante a reunião, há um campo para marcar a presença de todos os convidados e para anexar documentos discutidos na pauta. Todas as informações acrescentadas são transformadas em uma ata, que pode ser salva em PDF e enviada por e-mail para todos os colaboradores.

Tarefas

A aba tarefas é a parte mais visual do Quick Meeting, pois mostra todas as tarefas e atividades que serão executadas após a reunião, desde o que será feito, o status do andamento e até quem irá executá-las. É a melhor forma de organizar todas as demandas e identificar quais já foram concluídas.

Agenda

Literalmente é a sua agenda virtual. Com essa função você consegue organizar e visualizar todas as suas próximas reuniões e da sua equipe também. Dentro do calendário do Quick Meeting, é possível sincronizar com os compromissos e informações que você tiver no Outlook ou Gmail.

Esse tipo de recurso é muito útil para manter armazenado em um só lugar todas as suas reuniões e tarefas!

Bônus: Atualizações

Essa função dentro do Quick Meeting oferece um resumo das últimas notícias relacionadas às reuniões, como os convites e as ações recentemente concluídas. Além de mostrar seu próprio histórico, você também consegue visualizar o das pessoas que estão na mesma equipe que você.

 

O Quick Meeting é essencial para simplificar a gestão do time à distância, otimizar o tempo e gerenciar reuniões de forma eficaz.

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