Produtividade: O que é? Qual a importância? Quais as influências?

por Karine Moreira em 08/Jul/2020 ⇠ Veja outros Posts

Você realmente sabe o que é produtividade? Tem alguma dúvida sobre os fatores que influenciam de forma negativa ou positiva a produtividade na sua empresa? Nesse artigo, iremos abordar essa temática e a importância de entender mais sobre esse assunto.

Talvez esse seja uma das maiores preocupações entre os gestores, já que a produtividade influencia não só o cumprimento das demandas, mas também é o que motiva a equipe com suas metas e determina a Performance de Pessoas dentro da organização.

É fundamental se preocupar sobre a produtividade da sua empresa, afinal a partir dela é possível estabelecer as melhores estratégias que agilizam o trabalho, elevar a eficiência dos colaboradores e ter entregas de resultados mais positiva. Saiba mais!

Afinal, o que é produtividade?

O significado de produtividade está relacionado com a quantidade e qualidade das tarefas produzidas em um período de tempo e, os recursos que foram utilizados durante o processo de produção. Ou seja, o conceito de produtividade está interligado com a alta performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados.

A qualidade de ser produtivo é ter sob controle a gestão do tempo, para otimizar a realização das tarefas da rotina de trabalho. Para ser considerado produtivo, é preciso ter o conhecimento de metodologias, como o Ciclo PDCA e indicadores de desempenho, além de uni-las com o auxílio de ferramentas que automatizam os processos.

Mas não confunda alta produção com alta produtividade. A diferença entre produzir e ser produtivo tem a ver com a prioridade das tarefas, que devem ser executadas por ordem de urgência, respeitando os prazos e evitando realizar as demandas por ordem de complexidade. É saber ter um bom planejamento antes de começar a realizar de fato as atividades.

Qual a importância da produtividade no trabalho?

A produtividade é importante, por ser um dos principais pilares de motivação entre os colaboradores e também por ser um dos fatores que evita a rotatividade nas empresas. Ela é o trampolim para um funcionário ter reconhecimento pelo seu desempenho profissional.

Entretanto, a produtividade não está ligada na produção em massa, mas sim em como os colaboradores que realizam o planejamento da sua rotina de objetivos a serem cumpridos. Essa organização é importante para ter maior controle sobre o tempo gasto em cada atividade e o processo da entrega dos resultados.

Ser produtivo é utilizar menos recursos de produção (e de forma consciente) para atingir suas metas. Além de promover a transformação digital, por incentivar o uso de recursos tecnológicos que automatizam as tarefas, auxiliam na gestão de metas, na mensuração da performance de pessoas com o uso de indicadores.

9 fatores negativos e positivos que influenciam na produtividade

Saiba agora alguns fatores que influenciam de forma positiva e negativa a produtividade da sua empresa para evitar retrabalhos, baixa entrega de resultados e insatisfação dos colaboradores em relação as suas metas. Confira só:

1.     Falta de reconhecimento

Motivar os colaboradores não é sinônimo de aumento salarial, e sobretudo não exige um gasto extra da empresa. Uma extensa lista de pesquisas empresariais aponta que o principal motivo da desmotivação dos funcionários não é financeiro, mas a falta de reconhecimento do seu trabalho.

A maior responsabilidade pela motivação dos colaboradores é do líder. O colaborador naturalmente está disposto a realizar suas tarefas básicas, para as quais foi designado. Então, cabe ao gestor injetar a motivação necessária para que estas tarefas sejam executadas com excelência e de forma que tragam realmente bons resultados à organização.

Faça com que os colaboradores sintam que têm voz ativa dentro da companhia e que suas ideias sejam ouvidas e, de fato, levadas em consideração na tomada de decisões feita pela liderança.

2.     Elogie seus funcionários

É importante elevar a autoestima da sua equipe, pois quando o funcionário tem reconhecimento sobre seu trabalho e tem recebido feedbacks positivos, ficam muito mais comprometidos com suas metas e buscam se esforçar mais para entregar melhores resultados.

Elogiar em público as ações em que for percebida uma dedicação extra do colaborador ou mesmo o cumprimento bem feito de uma simples tarefa, contribui para que o funcionário se empenhe ainda mais na execução da próxima atividade, tendo maior motivação dentro da empresa.

3.    Realize feedbacks com os colaboradores

A falta de feedback sobre a qualidade do trabalho desempenhado também é uma das maiores causadoras de desmotivação entre os funcionários. Não espere as reuniões de feedback anuais ou semestrais chegarem para dar seu parecer ao colaborador.

Sempre que uma tarefa for finalizada, conceda um rápido feedback sobre os pontos positivos ou negativos a serem melhorados. Motivar não se trata de paparicar o colaborador, mas de se estabelecer um relacionamento de confiança entre gestor e liderado.   

4.     Comunicação ineficiente

A comunicação também é um dos importantes fatores que influenciam na produtividade dos colaboradores. Uma comunicação ineficiente não levará a mensagem devida sobre o que a liderança pensa a seu respeito, se o trabalho está sendo apreciado e qual a importância dele para as metas da organização.

É importante saber se comunicar e também como passar a informação da melhor maneira possível, para não haver má interpretação entre o líder e o liderado e vice versa. Utilizar de ferramentas virtuais pode facilitar bastante a comunicação, mas também pode ser um ponto de atenção para se utilizar a linguagem correta com sua equipe.

5.     A importância da comunicação interna

A praticidade de contatar um colega de trabalho a qualquer momento e de qualquer lugar é favorecia com as plataformas virtuais como o Microsoft Teams, Skype, entre outros. Esses meios de comunicação têm sido utilizados como principal meio de contato entre os funcionários, principalmente durante o home office.

A grande questão é que alguns desses programas, além da falta de oficialidade das informações compartilhadas, como o Whatsapp, oferecem uma variedade de recursos que facilmente podem ser utilizadas para distração do foco inicial da conversa.

O e-mail ainda é considerado o melhor meio de se comunicar oficialmente dentro da empresa, mas é importante ter em mente que o excesso de mensagens na caixa de entrada pode atrapalhar a produtividade do colaborador também. Portanto, certifique-se de que o conteúdo é realmente necessário ou se pode ser dito pessoalmente.

Enfim, a comunicação eficiente é aquela que leva e recebe as informações de forma clara, assertiva e ágil, sem prejudicar a produtividade do colaborador, mas como uma forma de inspirar e engajá-lo com suas metas.

6.     Estabeleça metas alcançáveis

As metas devem ser estabelecidas com antecedência e da forma mais clara possível. É importante que o colaborador e o gestor andem juntos na busca do cumprimento das metas da empresa, o que só acontecerá se o objetivo for claro para um quanto para o outro e alcançável para quem for realizá-los.

Quadros de gestão à vista e reuniões diárias ou semanais são importantes ferramentas para a gestão do andamento dos meios utilizados para o cumprimento da meta estabelecida, além de serem também uma boa oportunidade de relembrar à equipe qual o real objetivo do que foi estipulado.

7.     Indefinição indicadores de desempenho (KPI’s)

Outro fator importante é o momento de alinhar os indicadores de desempenho (KPI’s) da empresa. Como culpar a baixa produtividade de um colaborador se nem mesmo o gestor sabe quais são os itens a serem medidos para essa produtividade?

As metas e os KPI’s jamais devem ter padrões subjetivos ou tirados de suposições. Todos os indicadores da companhia devem ser previamente estabelecidos. O colaborador precisa saber qual é o mínimo esperado por sua gestão e até onde pode chegar dando o seu melhor para a organização.

Escolha o método para realizar a avaliação de performance e o comunique aos funcionários. Se os resultados serão por anotações, softwares de acompanhamento ou qualquer que seja o medidor, saber quem ou o que mede seu esforço é o básico para o bom desempenho da tarefa estipulada.

8.     Ferramentas inadequadas

Um fator negativo que influencia a produtividade são asferramentas de trabalho oferecidas ao colaborador. Deve haver uma integralidade entre o que é solicitado e o que é oferecido. Por exemplo: como cobrar desempenho extraordinário de um Web Designer sem oferecer a ele pacotes originais de edição e manipulação de imagens?

A empresa deve fornecer ao colaborador oportunidades para o desenvolvimento satisfatório do trabalho. Seja na melhor preparação do funcionário ou na disponibilização de recursos materiais para tanto. Comunique com seus colaboradores e se certifique que as ferramentas utilizadas por eles estão sendo suficiente para executar as suas tarefas com eficiência.

9.     Infraestrutura da organização

Se é necessário que o colaborador tenha um conhecimento extra, o qual não foi pré-requisito no momento da contratação, a companhia deve criar meios para que o liderado obtenha esse recurso, disponibilizando treinamentos dentro ou fora da empresa, por exemplo.

A boa produtividade do colaborador também depende da infraestrutura geral da empresa. Cadeiras confortáveis para trabalhar, iluminação adequada, temperatura ambiente agradável e um lugar específico para realizar suas refeições são alguns dos fatores que influenciam na entrega positiva de resultados do colaborador.

Enfim, esses 9 fatores são os mais comuns de acontecer dentro da organização e é necessário estar sempre atento aos sinais de queda de produtividade e motivação dos funcionários para entender o que pode estar acontecendo. Às vezes, pode ser apenas uma má noite de sono, mas é importante que o líder seja empático para entender que isso pode acontecer com qualquer um.

Por isso, ter um relacionamento interpessoal com a equipe é crucial para entender como está o andamento das demandas, estabelecer as metas mensuráveis e alcançáveis, engajar o time com seus objetivos, identificar o que a empresa pode oferecer de infraestrutura e ferramentas para elevar os resultados, além de aplicar a cultura do reconhecimento e recompensa para os funcionários de alta performance.

 

Agora que você já sabe o que é produtividade, a sua importância e os fatores que influenciam de forma negativa e positiva no desempenho dos seus colaboradores, é importante também entender melhor sobre como realizar as avaliações mais assertivas para medir o desempenho do seu time.

Por isso recomendamos o nosso post sobre Avaliação de Performance para motivar seus funcionários a alcançar suas metas e garantir melhores resultados!

 

Karine Moreira

Formada em Publicidade e Propaganda, atua no mercado com foco em Marketing Digital. Adora tecnologia e aprender novas técnicas de produção de conteúdo para a internet. É redatora no time de marketing da Mereo e, escreve sobre cinema nas horas vagas!

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