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28 de maio de 2021

Técnica dos 5 porquês: o que é, sua importância e como aplicar

Em uma organização é comum que apareça problemas em alguns processos e muitas vezes é difícil encontrar a verdadeira causa, para isso surgiu a técnica dos 5 porquês.  

As empresas costumam atuar na consequência do problema, ao invés de buscar a sua raiz, o que pode levar a repetição da mesma dificuldade e dificultando o alcance das metas.  

Para isso, existem técnicas que ajudam diante a esse cenário, uma delas é a metodologia dos 5 porquês.  

Ao longo desse artigo vamos explicar o que é, a sua importância e como aplicar efetivamente na sua empresa.  

Boa leitura! 

O que é a técnica dos 5 porquês 

Conhecida também como 5-Why, a metodologia dos “5 porquês” foi idealizada em 1950 pelo arquiteto do sistema Toyota de produção, Taiichi Ohno. A técnica é muito utilizada para resolução de problemas internos, principalmente por conta da sua eficiência e simplicidade. 

Essa ferramenta consiste em chegar à raiz do problema com a repetição da pergunta “Por quê?”. Para a identificação da causa, o método exige interatividade e investigação, a fim de que seja encontrado o que realmente causou o problema. 

Ao encontrar o motivo da adversidade, é possível tomar ações eficientes que eliminem o problema, evitando o investimento em ações ineficientes.  

Dessa forma, a técnica pode ser usada em qualquer situação que for necessário investigar um problema para encontrar uma solução.  

Em suas etapas, a ferramenta consegue determinar:  

  • O que aconteceu; 
  • Porque aconteceu; 
  • O que fazer para evitar a probabilidade de acontecer novamente. 

Por que e quando utilizar os 5 porquês 

A ferramenta 5 porquês, surgiu para auxiliar a gestão de qualidade e otimização de processos, pois facilita na procura da melhor solução para um problema. Pois, ela foca na causa do ocorrido, evitando e eliminando falhas nas próximas demandas.  

O foco dessa metodologia é fazer com que o time reflita sobre as falhas de maneira aprofundada. Assim, a equipe se torna mais unida e alinhada, o que é fundamental para o desenvolvimento de uma organização.   

A técnica dos 5 porquês pode ser utilizada em reuniões de brainstorming, quando surge um problema mais complexo, já que o ponto de vista de diferentes pessoas ajuda a chegar em diferentes respostas para o mesmo ocorrido.  

Como aplicar a técnica dos 5 porquês  

Se um problema reaparece repetidamente, e sempre há tempo e capital desperdiçados, é hora de utilizar essa técnica. Já que são esses conflitos que aparecem frequentemente que precisam ser analisados de maneira mais minuciosa.  

Apesar de ser uma metodologia simples, é necessário se atentar a alguns pontos para executá-la adequadamente. Para isso, é recomentado seguir 2 passos principais:  

Passo 1: Identificação do problema  

Essa etapa consiste em reconhecer o problema, os principais afetados e envolvidos, e depois agendar uma reunião para discutir o assunto.  

Para o sucesso da técnica, é importante a interação das pessoas que vivenciou e sentiu o problema em foco. 

Durante esse processo é indicado definir um mediador para facilitar a dinâmica da discussão.  

Passo 2:  Pergunte “Por quê?” 

Na reunião agendada é o momento de colocar em prática a técnica dos 5 Porquês. Entretanto, antes de iniciar é necessário alinhar o problema com todos os participantes, para que todos compreendam o que está acontecendo.  

Logo em seguida, as perguntas podem ser iniciadas. Nessa etapa é importante seguir as seguintes dicas:  

  1. Lembrar que todos os participantes precisam ser honestos e sinceros; 
  2. Explicar como a técnica funciona.  

Após as explicações, o mediador pergunta aos colaboradores o porquê do acontecido. A pergunta deve ser objetiva, para que os envolvidos consigam captar a mensagem. Apesar da pergunta ser simples, as respostas requerem reflexão, é importante buscar dados e fatos.  

Assim que uma resposta de um porquê for dada, deve-se perguntar novamente o “por quê”. Pois, é essa associação de perguntar e responder os “porquês” que leva a raiz do problema.  

Sendo assim, as perguntas devem ter relação com a resposta do “por quê” anterior, para a consistência das respostas. Normalmente, o questionamento dos “porquês” é repetido cinco vezes, mas não é uma regra.  

Exemplo de aplicação dessa técnica 

Problema: Um artigo não foi entregue no prazo. 

  1. Por quê? Porque o responsável não conseguiu escrever; 
  1. Por quê? Porque existia outras demandas como prioridade; 
  1. Por quê? Porque surgiram demandas de urgência; 
  1. Por quê? Porque o colaborador era o único que conseguia resolver; 
  1. Por quê? Porque a equipe é reduzida e surgiu muitas demandas, atrasando a entrega do artigo. 

Contramedida: Contratar um novo funcionário para auxiliar com as demandas.  

Os 5 Porquês e outras ferramentas  

A metodologia dos 5 porquês pode ser utilizada com outras ferramentas de análise de causa, em cenários que pedem uma investigação mais minuciosa.  

Uma delas é o Diagrama de Ishikawa, nessa situação é recomendado aplicar o diagrama primeiro, enumerando os fatores que podem ter levado a adversidade.  

Logo em seguida, aplica-se a técnica dos 5 Porquês considerando as respostas dos pontos que foram foco do Ishikawa.  

Elabore um plano de ação  

Ao chegar na origem do problema é a hora de elaborar um plano de ação para evitar que se repita. Já que, não adianta entender a causa e não a tratar, concorda?  

Para isso, podemos utilizar a ferramenta 5W2H, que auxilia na construção do plano de ação e mantem a produtividade do time em foco.  

Enfim, a ferramenta dos cinco porquês explora a causa e efeito de erros cometidos dentro de uma empresa, a fim de que encontre a origem dele e o resolva. 

Agora que você já entendeu como funciona o método dos 5 porquês e como aplicar, que tal começar a rever os processos que falham dentro da sua organização? 

Para tornar seu planejamento ainda mais eficiente e organizado, você pode baixar agora a nossa planilha grátis sobre plano de ação para te auxiliar nesse processo! 

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