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8 de setembro de 2020

Plano de ação: o que é, como fazer e o passo a passo

O Plano de Ação alinha as soluções para os problemas organizacionais e auxilia na melhoria de resultados, assim é possível atingir as metas dos projetos e os objetivos da sua estratégia.

Sem planejamento o plano de ação fica debilitado, tornando o trabalho mecânico e descontextualizado com a dinâmica do mercado. E também, por causar o fechamento precoce e crônico da empresa.

Organizar o Plano de Ação, é crucial para obter resultados satisfatórios no percurso do seu planejamento da Gestão de Performance. A partir dele, é possível visualizar o caminho a ser trilhado em relação as metas a serem atingidas, além da maneira para chegar a esses objetivos.

O que é Plano de Ação?

O Plano de Ação, ou Plano de Atividades, é uma espécie de manual ou guia a ser seguido pela empresa, de preferência apresentando um cronograma de todas as atividades, onde possam ser inseridos desde serviços rotineiros até metas organizacionais de médio ou longo prazo.

Além da forma que todas elas serão alcançadas, deve conter também os responsáveis para desenvolver cada um dos objetivos. Assim, será possível realizar a gestão de metas para acompanhar o andamento dos projetos e alcançar melhores resultados.

O plano de ação pode ser elaborado em uma planilha eletrônica ou até mesmo em um papel, porém, hoje, você conta com softwares de gestão que agilizam todo o processo. Contudo, deve conter os objetivos gerais e específicos para alcançar de cada atividade, as ações e atividades para executar, a data inicial e final, o orçamento para cada ação e os riscos previstos.

A importância de definir um Plano de Ação nas empresas

Realizar o Plano de Ação ajuda a saber exatamente o que fazer e as prioridades do momento, com um cronograma e metodologias corretas. Essa ferramenta traz maior produtividade para executar as atividades, além de trazer mais praticidade no processo de tomada de decisão.

O controle das tarefas e a execução das ações tem uma gestão de tempo e recursos superior. O plano de ação é fundamental para colocar em prática os objetivos e as metas criadas no planejamento estratégico.

É possível também estabelecer a coleta e análise de dados, assim é possível propor soluções e consequentemente elevar a performance de pessoas na empresa. O plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as ações estratégicas, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho (KPI) no seu histórico e no seu progresso.

A metodologia 5w2h no Plano de Ação

O 5w2h é uma metodologia que consiste basicamente em um checklist na qual são dispostos diversos itens, ou ações, que precisam ser desenvolvidos em determinado período de tempo. Contando sempre com um elevado grau de esclarecimento por parte de gestores e colaboradores da empresa.

 

Com os sete questionamentos abaixo, é possível vislumbrar de uma forma mais clara e objetiva o problema. E com isso, oferecer mais possibilidades de resolução. Veja:

modelo plano de ação

Como fazer o Plano de Ação: 7 passos simples

Se você não sabe como montar um plano de ação, ou mesmo por onde começar, nós te apresentamos a solução. Veja a seguir um passo a passo simples de como criar o seu plano de ação:

1. Determine bem os objetivos

O primeiro passo é conhecer, com clareza, os objetivos principais da sua empresa, uma vez que eles serão a base do plano de ação. Nessa etapa inicial, procure criar ou extrair do planejamento estratégico todos os itens que servirão para orientar o trabalho de cada integrante de sua equipe.

Como por exemplo:

  • Missão ou propósito: otimizar a gestão nas organizações;
  • Visão ou inspiração: estar presente em mais de 50 países;
  • Valores ou princípios: levar o conceito de meritocracia para a prática das empresas.

2. Estabeleça metas que poderão ser medidas

É fundamental que o desdobramento de metas de sua empresa atenda a uma série de quesitos capaz de direcionar as ações do plano com mais assertividades.

A metodologia de desdobramento de metas OKR pode funcionar muito bem para alguns grupos de trabalho.

De qualquer forma, o ideal é que você se assegure de que as metas sejam abordadas pelo conceito SMART:

  • S = Específica (specific);
  • M = Mensurável (measurable);
  • A= Atingível (attainable);
  • R= Relevante (relevant);
  • T = Temporal (time based).

3. Faça checklists

Chegamos à etapa da checklist, na qual você deve elencar todas as ações que serão realizadas em um plano prático, dentro de determinado prazo. É recomendável que você proponha uma reunião com toda a equipe para discutir e quebrar tarefa por tarefa.

Em seguida, faça uma lista que contenha atividade e o responsável pela atividade. Uma dica: é importantíssimo, na hora de se quebrar as tarefas, que haja certo equilíbrio.

Pois, um integrante não deve ficar sobrecarregado, quando os demais contam com muito tempo ocioso. Cada integrante deve ter uma função bastante clara e sempre de acordo com as habilidades individuais.

4. Defina prazos

Parece óbvio, mas muitos esquecem desse detalhe: todas as metas e tarefas definidas com a sua equipe devem apresentar prazos. A mais importante etapa para que o andamento do projeto tenha sucesso. Assim, o tempo de cada atividade, por menor que seja, deve ser delineado.

Além disso, os prazos devem ser compatíveis. Em cada ciclo produtivo os prazos devem se adequar, fazendo com que um colaborador do estágio posterior não permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior.

Outro ponto importante, aqui, é a capacidade de delegar tarefas para as pessoas certas, no momento adequado. Isso aumenta também a motivação nas empresas.

5. Desenhe o plano de ação

Nessa etapa, a sua função é elaborar um cronograma que seja visualmente claro de todas as ações, prazos e metas, de maneira que os envolvidos consigam detectar facilmente todas as suas obrigações e responsabilidades.

Em seguida, exponha o cronograma em um local que todos possam ver ou permita o acesso do plano na plataforma utilizada pela companhia, o que terá um ótimo impacto na produtividade do time.

6. Tenha sempre planos de contingência

A verdade é que nem sempre as coisas saem conforme o planejado inicialmente. Dentre os muitos fatores que podem prejudicar o negócio estão instabilidades do mercado, crises econômicas, recessão, acidentes de trabalho e até desastres naturais.

Para superar todos esses problemas, o ideal é que você consiga antecipar essas situações de riscos, o que lhe dará tempo hábil para elaborar planos para solucionar cada uma delas.

7. Acompanhe tudo

Para finalizar, é vital que toda a execução do plano seja monitorada. Isso não apenas para garantir que as tarefas sejam efetuadas, mas também para que o prazo seja feito certo e na ordem correta.

Estabeleça um cronograma de envio de relatórios e de reuniões periódicas (quinzenal ou semanalmente) para que o colaborador responsável de cada setor possa apresentar seus resultados de forma inteligível para todos.

 

E para otimizar os seus processos de planejamento e execução das estratégias é utilizar o PDCA, assim será possível promover melhorias contínuas de forma cíclica no Plano de Ação.

Contudo, uma empresa desprovida de planejamento e sem nenhuma meta a ser atingidas, está fadada ao fracasso desde o início. Logo, o direcionamento e o suporte propiciados pelo Plano de Ação, são fatores que o tornam imprescindíveis para qualquer tipo de negócio.

E para você colocar em prática com maior agilidade, organização e eficiência todos estes passos na sua empresa, baixe nossa planilha gratuita sobre Plano de Ação!

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