Plano de ação: o que é e como fazer para atingir metas

Quantas vezes você e sua equipe definiram metas ambiciosas, mas, no final do ciclo, os resultados não foram como o esperado?

Muitas empresas esbarram no mesmo problema: a falta de um plano de ação bem estruturado.

Sem um roteiro claro, metas tornam-se apenas intenções, gerando frustração e desmotivação entre os colaboradores.

Por isso, se você sente que sua equipe está patinando ou se preocupa em como transformar estratégias em resultados, este artigo é para você.

Neste conteúdo você encontra:

• O que é plano de ação?
• Por que o plano de ação é importante para atingir metas?
• Plano de ação com 5w2h
• Plano de ação com PDCA
• Como fazer um plano de ação: passo a passo

O que é plano de ação?

Um plano de ação é muito mais do que um documento. Ele é uma ferramenta estratégica essencial para orientar o planejamento de metas e a execução de projetos.

Na prática, ele detalha os passos necessários para sair do ponto A (a situação atual) e chegar ao ponto B (a realização da meta).

Logo, sem um plano claro, mesmo os objetivos mais bem definidos correm o risco de não serem atingidos.

Imagine que você deseja aumentar o faturamento da empresa em 15% no próximo semestre. Apenas ter esse objetivo não é suficiente.

Isso porque você precisa entender como esse aumento será alcançado: o que precisa ser feito? Quem será responsável? Quais são os prazos? Quais recursos são necessários?

Essas são as perguntas que o plano de ação responde, transformando uma ideia abstrata em um conjunto de tarefas tangíveis e organizadas.

Além disso, um bom plano de ação deve ser flexível o suficiente para se adaptar a mudanças e imprevistos, garantindo que sua equipe tenha clareza e foco mesmo diante de desafios.

Por que o plano de ação é importante para atingir metas?

A falta de um plano de ação na gestão de metas pode levar a desperdício de tempo, energia e recursos.

Aqui estão algumas razões pelas quais o plano de ação é indispensável:

Clareza e organização: Quando todos os passos estão detalhados, seu time entende exatamente o que precisa ser feito e como cada tarefa contribui para o resultado final.

Priorização de esforços: Nem todas as tarefas têm o mesmo peso. Um plano de ação ajuda a identificar o que é mais importante e urgente, garantindo que os esforços estejam focados nas atividades que geram maior impacto.

Monitoramento e ajustes: Ao acompanhar o progresso das atividades, você consegue identificar rapidamente o que está funcionando e o que precisa ser corrigido. Isso evita que problemas pequenos se tornem grandes.

Motivação e engajamento: Quando os colaboradores enxergam um caminho claro e metas organizacionais atingíveis, eles se sentem mais motivados e confiantes para executar suas tarefas.

Assim, sem um plano, é fácil cair na armadilha do “vamos fazendo e vemos no que dá”. Essa abordagem raramente leva ao sucesso e pode deixar sua equipe perdida e frustrada.

Plano de ação com 5W2H

O método 5W2H é uma ferramenta simples, mas extremamente eficaz para criar um plano de ação. Ele se baseia em responder sete perguntas que trazem clareza e direção ao processo:

1. What (O quê?): Qual é a tarefa ou ação a ser realizada?
2. Why (Por quê?): Por que essa tarefa é importante?
3. Who (Quem?): Quem será o responsável por realizá-la?
4. Where (Onde?): Onde a ação será executada?
5. When (Quando?): Qual é o prazo para conclusão?
6. How (Como?): Como a tarefa será executada?
7. How much (Quanto?): Qual é o custo ou os recursos necessários?

Vamos supor que sua meta seja reduzir o turnover da equipe em 10%. Usando o 5W2H, você poderia estruturar o plano assim:

1. O que? Implementar um programa de engajamento para colaboradores.
2. Por quê? Melhorar a satisfação e retenção dos talentos.
3. Quem? Equipe de RH e líderes de equipe.
4. Onde? Em toda a organização.
5. Quando? Em até 6 meses.
6. Como? Realizando pesquisas de clima, promovendo treinamentos e criando planos de desenvolvimento individual.
7. Quanto? R$ 50.000, incluindo ferramentas e custos de treinamento.

Essa metodologia é especialmente útil porque organiza todas as informações relevantes em um formato visual e fácil de entender, garantindo que nada seja esquecido.

Plano de ação com PDCA

Outra abordagem amplamente utilizada é o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Essa metodologia é ideal para quem busca um processo de melhoria contínua, pois permite corrigir erros e ajustar o plano ao longo do caminho. Ela funciona assim:

• Plan (Planejar): Nessa etapa, você define metas, identifica recursos e elabora estratégias para atingir os objetivos. É o momento de mapear todas as variáveis e prever possíveis dificuldades.
  
• Do (Executar): É hora de colocar o plano em prática. Aqui, é essencial garantir que todos os envolvidos saibam exatamente o que fazer.
  
• Check (Verificar): Durante a execução, é importante monitorar o progresso e avaliar se os resultados estão alinhados ao planejado.
  
• Act (Agir): Com base no que foi observado, implemente melhorias e ajustes para otimizar o processo.

Por exemplo, se sua meta é melhorar o atendimento ao cliente:

• Plan: Identificar pontos de melhoria, treinar a equipe e estabelecer KPIs.
• Do: Realizar os treinamentos e aplicar mudanças no processo de atendimento.
• Check: Monitorar os indicadores de satisfação dos clientes e coletar feedbacks.
• Act: Ajustar os treinamentos e processos com base nas avaliações recebidas.

O ciclo PDCA é particularmente valioso porque permite um aprendizado contínuo, ajudando sua equipe a evoluir constantemente.

Como fazer um plano de ação: passo a passo

Agora que você conhece duas metodologias eficientes, vamos detalhar o passo a passo para criar um plano de ação personalizado:

1.   Defina metas claras e SMART

Garanta que suas metas sejam metas SMART – Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo definido.

Por exemplo, “aumentar as vendas em 20% no próximo trimestre” é uma meta SMART.

Metas claras ajudam a direcionar o plano e evitar esforços dispersos.

2.   Identifique os recursos necessários

Considere equipe, ferramentas, orçamento e tempo. Ter uma visão clara dos recursos evita surpresas no meio do caminho.

Por exemplo, se você precisa de uma nova ferramenta, já inclua os custos e o prazo de implementação no planejamento.

3.   Liste as tarefas

Divida o objetivo em etapas menores e mais gerenciáveis para facilitar o acompanhamento e evitar sobrecarga.

Por exemplo, se o objetivo é melhorar o atendimento ao cliente, as tarefas podem incluir treinamento da equipe, revisão de processos e implantação de um sistema de feedback.

4.   Delegue responsabilidades

É indispensável que cada tarefa tenha um responsável definido, evitando confusão e duplicidade de esforços.

Deixe claro quem faz o quê e crie uma cultura de prestação de contas, o que aumenta o engajamento e a responsabilidade dos colaboradores.

5.   Estabeleça prazos realistas

Defina cronogramas que desafiem, mas que sejam possíveis de cumprir. Assim, você mantém o ritmo sem gerar desmotivação.

Um prazo muito apertado pode gerar ansiedade, enquanto prazos longos demais podem levar ao relaxamento excessivo.

6.   Monitore o progresso

Use indicadores de desempenho para avaliar avanços. Ferramentas como a plataforma da Mereo podem ser grandes aliadas nesse processo, já que permitem acompanhar o progresso em tempo real, facilitando ajustes rápidos.

7.   Revise e ajuste

Nenhum plano é perfeito. Por isso, estar disposto a corrigir a rota é essencial para o sucesso.

Reavalie as condições do mercado, feedbacks internos e externos e ajuste o plano sempre que necessário para manter a relevância e a eficácia.

Conclusão

Criar um plano de ação pode parecer desafiador, mas é uma etapa indispensável para transformar objetivos em resultados concretos.

Sem ele, você corre o risco de investir esforços e recursos em iniciativas desalinhadas, o que pode gerar frustração na equipe e atrasar o alcance das metas.

Se sua equipe enfrenta dificuldades para alcançar resultados, a solução pode estar em adotar uma abordagem mais estratégica e organizada.

Para fazer isso você pode contar com a plataforma da Mereo. No nosso módulo de Metas, você cria, acompanha e ajusta planos de ação de forma muito mais simples e ágil, facilitando o atingimento das metas. Saiba mais sobre como o módulo de Metas da Mereo pode te ajudar!