Adotar modelos de gestão sem entender seus ciclos, ou seja, as etapas que o constituem, é como tentar pescar sem uma vara de pesca. Assim, compreender como implementar o ciclo OKR é o passo fundamental para garantir que todas as ações e objetivos sejam atingíveis.
Contudo, essa é uma dificuldade de muitos negócios que, apesar de entenderem a importância da metodologia, ainda não sabem como alcançar a sua máxima eficácia.
Neste artigo, vamos explorar não apenas o que é o ciclo OKR, mas também oferecer dicas e estratégias para implementá-lo com sucesso na sua empresa e tornar o processo de gestão de metas mais ágil e alinhado.
Neste conteúdo você encontra:
- O que é ciclo OKR?
- Importância do ciclo OKR
- As 5 etapas do ciclo OKR
- Implemente um ciclo OKR ágil com a Mereo
O que é ciclo OKR?
O OKR (Objectives & Key Results) é um modelo de gestão de objetivos e metas que visa alinhar a estratégia de toda empresa para alcançar os melhores resultados.
Assim, um ciclo OKR é composto por etapas importantes que vão desde a definição dos Objetivos e Key Results, até a aprendizagem com o que foi ou não alcançado.
A cadência desse ciclo pode passar por adaptações para atender à necessidade de cada empresa, mas em geral segue o seguinte padrão:
- OKRs estratégicos anuais;
- OKRs táticos trimestrais com revisão na metade do período;
- Check-ins semanais para acompanhar os resultados.
Vamos explorar cada uma dessas etapas ao longo deste conteúdo. Mas, se você quer dicas de como implementar a metodologia de OKR, clique aqui e baixe o material gratuito “Isso é óbvio: inovações com OKR surpreendentemente simples!”.
Importância do ciclo OKR
A implementação bem-sucedida do ciclo OKR é essencial para o sucesso da metodologia, afinal, permite que as empresas acompanhem continuamente o progresso em relação aos objetivos estabelecidos e façam ajustes ao longo do caminho.
Cada etapa do ciclo, desde a definição de objetivos até a avaliação e aprendizado, é importante para garantir que a empresa esteja sempre alinhada às suas metas e avançando na direção certa.
Por isso, o ciclo OKR é uma ferramenta valiosa para empresas de todos os portes. Quando bem implementado, ele se torna um catalisador de inovações e uma forma produtiva de engajar todos os colaboradores.
As 5 etapas do ciclo OKR
Confira a seguir como fazer o passo a passo do ciclo OKR para aplicar as 5 etapas com eficácia na sua empresa.
1- Definição dos OKRs estratégicos e táticos
Em primeiro lugar, é necessário criar OKRs estratégicos e táticos assertivos.
OKRs estratégicos são objetivos a longo prazo que estão alinhados à visão e aos valores da empresa. Eles são geralmente estabelecidos pela diretoria e servem como uma direção geral para a organização.
Já os OKRs táticos são objetivos mais curtos que ajudam a concretizar os OKRs estratégicos. São equipes específicas que os determinam.
Confira como definir cada um deles a seguir:
OKRs estratégicos
Comece pelos OKRs estratégicos e defina os Objetivos, lembrando que eles precisam ser significativos, concretos, inspiradores e orientados por ações. Faça as seguintes perguntas para te auxiliar na definição de um Objetivo: “para onde vamos?” e “o que queremos alcançar?”.
Após definir o Objetivo, estabeleça os seus Key Results que devem ser específicos, limitados no tempo, agressivos, mas realistas, e o mais importante: mensuráveis.
Vale lembrar que os KRs descrevem de forma quantitativa como o progresso rumo ao objetivo será medido, por isso ele precisa ter um número.
Para te ajudar a criar bons KRs e não confundir com tarefas, você pode usar a regra dos 5 por quês e fazer questionamentos como: “por que preciso realizar essa tarefa?” ou “por que tenho que entregar esse projeto? ”
Vamos a um exemplo prático para definir um OKR estratégico:
Imagine que uma construtora de médio porte que atua em obras residenciais e comerciais. Nos últimos anos, a empresa cresceu em número de projetos, mas percebeu que seus resultados financeiros estavam abaixo do esperado e a satisfação do cliente vinha caindo. O CEO decidiu adotar a metodologia OKR (Objectives and Key Results) para dar mais clareza à estratégia e alinhar toda a organização.
Passo 1: Definição do Objetivo Estratégico
A primeira etapa foi criar um objetivo inspirador e qualitativo, que aponte para um resultado relevante. No caso da construtora em questão, após uma análise estratégica, o time executivo definiu o seguinte objetivo para o semestre:
Objetivo Estratégico:
“Aumentar a lucratividade e consolidar nossa reputação como referência em obras entregues no prazo e com qualidade superior.”
Note que o objetivo é aspiracional (não é uma meta fria), e comunica o porquê e o para quê da estratégia.
Passo 2: Definição dos Key Results (Resultados-Chave)
Agora, é hora de mensurar o sucesso com indicadores concretos. Cada objetivo deve ter de 2 a 5 Key Results que sejam quantitativos, desafiadores, mas realistas.
Para a construtora, os Key Results deste objetivo foram:
- Atingir margem de lucro líquido de 18% até o final do semestre (o histórico é 12%).
- Reduzir atrasos na entrega de obras em 30% (comparado ao semestre anterior).
- Alcançar índice de satisfação do cliente de 90% nas pesquisas pós-entrega (atualmente está em 75%).
Esses KRs estão diretamente ligados à proposta do objetivo: lucratividade, cumprimento de prazos e qualidade percebida.
OKRs táticos
Após a construção dos OKRs estratégicos, dê autonomia para que cada time crie seus próprios OKRs táticos. Como já citamos anteriormente, isso fornece mais agilidade ao processo e ainda aumenta o envolvimento e motivação dos colaboradores.
Incentive as equipes a responderem às seguintes perguntas:
- Como podemos contribuir para os OKRs estratégicos?
- Qual dos KRs estratégicos podemos impactar?
Dessa forma, é possível criar OKRs para toda empresa que contribuam para os objetivos estratégicos do negócio.
Exemplo prático do OKR tático
Continuando no nosso exemplo anterior sobre a construtora, os OKRs táticos que estarão dentro desse ciclo OKR vão partir do objetivo estratégico:
“Aumentar a lucratividade e consolidar nossa reputação como referência em obras entregues no prazo e com qualidade superior.”
Agora, a equipe de Engenharia vai criar um OKR tático que contribua para isso. Essa equipe tem um papel essencial no cumprimento dos prazos e na redução de retrabalho, que impacta diretamente a satisfação do cliente e a margem de lucro.
Objetivo Tático do time de Engenharia
“Garantir a execução eficiente das obras, minimizando atrasos e retrabalhos.”
Key Results do Objetivo Tático
- Cumprir 95% dos marcos do cronograma dentro do prazo previsto (o histórico atual é 80%).
- Reduzir o índice de retrabalho para no máximo 3% do total de horas de obra (hoje está em 7%).
- Aumentar a precisão do planejamento de obras para atingir 98% de acerto nas estimativas de tempo (atualmente é 90%).
Iniciativas do time para atingir os KRs
- Implementar reuniões semanais de acompanhamento de progresso com uso de dashboards;
- Adotar um software de gestão de obras que permita monitorar cada etapa em tempo real;
- Revisar os procedimentos de controle de qualidade e realizar treinamentos práticos com os engenheiros de campo;
Por que isso é um OKR Tático?
Porque ele não é tão amplo quanto o estratégico, mas também não é operacional (como uma lista de tarefas).
Ele traduz a estratégia da empresa em resultados concretos para a área responsável, garantindo que todos estejam alinhados com o impacto desejado: cumprimento de prazos e redução de custos.
2- Alinhamento dos OKRs táticos
Depois dos times proporem seus OKRs táticos, cada liderança deve revisá-los atentamente.
Esse é um processo indispensável dentro do ciclo OKR para evitar que os OKRs táticos estejam desalinhados com os estratégicos, ou que estejam conflitantes com os de outros times.
Os OKRs de toda empresa devem convergir, por isso é necessário avaliar a interdependência de cada um e realizar o alinhamento horizontal e vertical.
3- Planos de ação e iniciativas
Com todos os Objetivos e Key Results alinhados, começa a etapa de desenvolvimento dos planos de ação para determinar como as equipes alcançarão cada OKR.
É nesse momento que se estabelecem as iniciativas, ou seja, tarefas, projetos, ações ou atividades a serem realizadas a fim de impactarem em cada KR e, por consequência, no progresso do Objetivo.
Faça um detalhamento de quem será responsável por cada uma das iniciativas e qual é o prazo final da entrega. Vale destacar que uma tarefa pode conter números em sua descrição, mas não deve ser confundida com um Key Result.
Exemplo de iniciativa com números:
Objetivo: Criar uma experiência incrível para o cliente.
KR1: Melhorar o Net Promoter Score de X para Y.
Tarefa: Desenvolver 3 novas landing pages.
Observe nesse exemplo que as 3 landings pages não configuram uma métrica, já que seu desenvolvimento não necessariamente criará uma experiência incrível para o cliente, diferente da melhora do Net Promoter Score, que sim é uma métrica porque influenciará no progresso do Objetivo.
Um último fator importante a frisar é que para que as iniciativas sejam exitosas, elas precisam efetivamente gerar mudanças.
4- Monitoramento e atualização
Os OKRs devem ser monitorados constantemente para a organização continuar seguindo na direção certa e para identificar e corrigir desvios de rota rapidamente antes que prejudiquem o alcance do Objetivo.
De forma geral, é comum que as empresas revisem os OKRs no meio do trimestre, mas é essencial atualizar os valores do progresso de cada KR frequentemente e realizar check-ins de acompanhamento semanais.
Os check-ins acontecem entre liderança e time e devem ser focados em entender como melhorar os OKRs para adaptar estratégias que talvez não estejam funcionando.
Comece o check-in com dados e se baseie neles para fazer as seguintes perguntas a todos os membros do time:
- O que mudou desde o último check-in?
- Qual o nível de confiança de que o KR será alcançado?
Obs.: faça uma votação caso haja respostas conflitantes para essa pergunta. Os níveis de confiança podem variar na escala baixa, média e alta.
- O que está impedindo o progresso do KR? Se resolvido, será possível melhorar os resultados?
- O que fazer para melhorar os resultados atuais?
A partir das respostas, defina novas iniciativas para mudar os resultados dos OKRs e registre tudo o que foi discutido e decidido em cada reunião.
5- Aprendizado
A definição de sucesso no ciclo OKR é de 60% a 100%, já que a ideia da metodologia é ter metas ambiciosas.
No final do período, com os resultados em mãos, faça a seguinte classificação objetiva:
Verde: 60 a 100 = entregamos
Amarelo: 40 a 60 = houve progresso
Vermelho: 0 a 30 = não conseguimos fazer progressos reais
Com isso, realize uma avaliação aprofundada com o time para entender se ainda precisam daquele Objetivo que não foi alcançado e, caso a resposta seja sim, se há algo que precisam mudar para alcançá-lo no próximo trimestre.
Também é importante realizar uma análise qualitativa para entender qual foi o esforço colocado no alcance do Objetivo e fazer uma reflexão sobre todo ciclo para compartilhar os aprendizados com todos.
Implemente um ciclo OKR ágil com a Mereo
Para ter um ciclo OKR com mais transparência e agilidade, surgiram no mercado diversas plataformas e sistemas que facilitam esse processo.
Por isso, o módulo OKR da plataforma da Mereo visa ser uma solução para eliminar procedimentos manuais e burocráticos que impediam que as empresas atingissem a máxima eficácia dessa metodologia, assim como explicamos no vídeo abaixo.
Com o nosso módulo de OKR, você consegue:
- Criar os Objetivos e seus Key Results e os atribuir às equipes com agilidade;
- Acompanhar o progresso e analisar os dados de evolução do OKR a partir de gráficos no período, além de consultar o histórico de ajustes e atualizações;
- Determinar qualquer período de acompanhamento para o alcance dos seus OKRs, sem restrições de datas.
Além disso, é possível integrar com outros módulos de performance como Metas e Competências. E, assim, garante às organizações ter todas essas informações reunidas em um só lugar: uma plataforma intuitiva e adaptável para todos os colaboradores.
Comece a impulsionar o crescimento do seu negócio agora mesmo com o módulo OKR da nossa plataforma!
Conclusão
Em suma, seguir todos os passos das etapas do ciclo OKR assegura um processo muito mais dinâmico, interativo e produtivo que fornece resultados mais satisfatórios.
Além disso, ao estruturar um ciclo OKR bem-feito, a probabilidade de que seus objetivos estratégicos e táticos sejam alcançados é muito maior do que a implementar a metodologia sem ter coerência nas etapas.
Por fim, lembre-se de que contar com ferramentas que automatizam esse processo para sua organização é caminhar rumo à inovação. Clique aqui e chame nossos especialistas em OKR para te auxiliar!
