Plano de ação: o que é, como fazer e o passo a passo

Sem planejamento, o trabalho se torna mecânico e descontextualizado com a dinâmica do mercado. Por consequência, pode ocorrer o fechamento precoce e crônico da empresa.

Por isso, organizar um plano de ação é crucial para obter retornos satisfatórios no percurso do seu planejamento da gestão de performance. A partir dele, é possível visualizar o caminho a ser trilhado em relação às metas para atingir o objetivo final.

Neste conteúdo você encontra:

• O que é plano de ação?
• A importância de definir um plano de ação nas empresas
• A metodologia 5w2h no plano de ação
• Método PDCA no plano de ação
• Como fazer o plano de ação: 7 passos simples

O que é plano de ação?

O plano de ação, também chamado de plano de atividades, é uma espécie de guia a ser seguido pela organização. De preferência, deve apresentar um cronograma de todas as atividades, o que inclui desde serviços rotineiros até metas organizacionais de médio e longo prazo e como elas serão alcançadas.

Também deve conter os objetivos gerais e específicos de cada atividade, as ações para executar com as datas inicial e final, o orçamento, os responsáveis e os riscos previstos.

Assim, é possível realizar uma gestão de metas eficiente para acompanhar o andamento e os resultados dos projetos.

A princípio, o plano de ação era criado em uma planilha eletrônica ou até mesmo em um papel. Mas hoje já existem softwares de gestão como a Mereo que automatizam todo o processo e transformam o RH da sua empresa em mais ágil e estratégico.

A importância de definir um plano de ação nas empresas

O plano de ação auxilia as pessoas a saberem exatamente o que fazer e as prioridades do momento, com cronograma e metodologias estabelecidas.

Isso impulsiona a produtividade e promove mais praticidade no processo de tomada de decisão. Já que o controle das tarefas e a execução das ações passam a ter uma gestão de tempo e recursos superior.

Além disso, é possível estabelecer a coleta e análise de dados para propor soluções e elevar a performance de pessoas na organização.

Em outras palavras, o plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as estratégias, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho (KPI) no seu histórico e progresso.

Portanto, essa ferramenta é fundamental para garantir o alcance dos objetivos e metas criadas no planejamento estratégico.

A metodologia 5w2h no plano de ação

O 5w2h é uma metodologia que pode ser usada no plano de ação. Ela consiste basicamente em um checklist no qual são dispostas diversas ações que precisam ser desenvolvidas em um determinado período de acordo com as perguntas dos 5w’s e 2h’s.

É claro, contando sempre com um elevado grau de esclarecimento por parte de gestores e colaboradores da empresa.

A seguir confira os sete questionamentos da metodologia 5w2h que possibilitam uma perspectiva clara e assertiva do problema para encontrar mais oportunidades de resolução:

Método PDCA no plano de ação

PDCA é uma sigla para plan, do, check, act, que significa planejar, fazer, checar e agir. É mais um método que pode ajudar você a elaborar um plano de ação eficaz seguindo este ciclo:

Planejar: identifique o problema e planeje as ações de melhorias;

Fazer: coloque as ações planejadas em execução;

Checar: mensure os resultados das ações;

Agir: entenda e corrija o que não ocorreu como o planejado e padronize o que deu certo.

Como fazer o plano de ação: 7 passos simples

Se você não sabe por onde começar um plano de ação, siga este passo a passo simples para criar o seu:

1. Determine os objetivos com clareza

O primeiro passo é conhecer, com clareza, os objetivos principais da sua empresa, uma vez que eles serão a base do plano de ação. Nessa etapa inicial, procure criar ou extrair do planejamento estratégico todos os itens que servirão para orientar o trabalho de cada integrante de sua equipe.

Como por exemplo:

• Missão ou propósito: otimizar a gestão nas organizações;
• Visão ou inspiração: estar presente em mais de 50 países;
• Valores ou princípios: levar o conceito de meritocracia para a prática das empresas.

2. Crie metas mensuráveis

É fundamental que o desdobramento de metas do seu negócio atenda a uma série de quesitos com o intuito de direcionar as ações do plano com mais assertividade.

Para isso, a metodologia de desdobramento de metas OKR pode funcionar muito bem.

De qualquer forma, o ideal é assegurar que as metas sejam abordadas pelo conceito SMART:

• S = Específica (specific);
• M = Mensurável (measurable);
• A= Atingível (attainable);
• R= Relevante (relevant);
• T = Temporal (time based).

3. Faça checklists

Nesta fase, faça um checklist elencando todas as ações a serem realizadas em um plano prático dentro de determinado prazo. Inclusive, é recomendável reunir toda equipe para discutir e dividir cada uma das tarefas.

Lembre-se de se atentar a essa divisão para que haja um equilíbrio e nenhum colaborador fique sobrecarregado e os demais com muito tempo ocioso. Cada integrante deve ter uma função bastante clara e sempre de acordo com as habilidades individuais.

A partir dessa divisão, organize uma lista com as atividades e os responsáveis por cada uma delas.

4. Defina prazos

Pode parecer óbvio, mas muitos esquecem deste detalhe: todas as metas e tarefas definidas com a equipe devem apresentar prazos. Esse é o ponto principal para o sucesso do projeto.

Por isso o tempo de cada atividade, por menor que seja, precisa ser traçado e, é claro, os prazos devem ser compatíveis com cada tarefa. Além de que também têm de se adequar a cada ciclo produtivo para que um colaborador do estágio posterior não permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior.

Outro ponto importante é a capacidade de delegar tarefas para as pessoas certas no momento adequado, o que também aumenta a motivação nas empresas.

5. Desenhe o plano de ação

Elabore um cronograma que seja visualmente claro de todas as metas, ações, prazos. De tal forma que os envolvidos consigam detectar facilmente todas as suas responsabilidades.

Logo após, disponibilize esse cronograma em um local onde todos possam ver ou permita o acesso online na plataforma utilizada pela companhia. Certamente isso impactará positivamente na produtividade do time.

6. Tenha sempre planos de contingência

De fato, nem sempre tudo sai conforme o planejado. Dentre os muitos fatores que podem prejudicar o negócio estão instabilidades do mercado, crises econômicas, recessão, acidentes de trabalho e até desastres naturais.

Então, para enfrentar esse tipo de problema, o ideal é antecipar essas situações de risco por meio de planos de contingência para ter tempo hábil de lidar com cada uma delas.

7. Acompanhe periodicamente

Por fim, é vital que toda a execução do plano de ação seja monitorada. Não apenas para garantir que as tarefas sejam efetuadas, como também para que estejam dentro da ordem e prazo designados.

Nesse sentido, estipule um cronograma de envio de relatórios e reuniões periódicas (quinzenais ou semanais) para que o colaborador responsável de cada setor possa apresentar seus resultados de forma inteligível para todos.

Uma dica para otimizar os processos de planejamento e execução das estratégias é utilizar o PDCA, que facilita melhorias contínuas de forma cíclica no plano de ação.

Conclusão

Por certo, uma empresa desprovida de planejamento e metas está fadada ao fracasso. Logo, o direcionamento e suporte propiciados pelo plano de ação são imprescindíveis para qualquer tipo de negócio.