Como melhorar a gestão do tempo e produtividade em reuniões

As reuniões estão cada vez mais presentes no universo organizacional e são peças fundamentais para a comunicação interpessoal entre os setores, para avaliar ou definir metas, propor soluções e analisar resultados.
Nesse post, reunimos algumas dicas com muitos benefícios para que você possa melhorar a sua gestão do tempo e sua produtividade no trabalho!

Gestão do tempo e produtividade: foque no planejamento

Pare e pense. Você agendaria uma reunião sem se preparar para ela?
Certamente não. Para tudo nós devemos ter um plano de ação e para gerir uma reunião, não seria diferente.
Por isso, planeje a sua pauta e compartilhe com seus colaboradores, deixe bem claro o roteiro de discussão e ponha-se à disposição para esclarecimentos.
Dessa forma, você economiza aquele tempinho inicial explicando a pauta e possibilita que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações.

Selecione as pessoas certas para a reunião

Para uma reunião bem-sucedida, o ideal é que as pessoas selecionadas entendam e tenham relação com o tema da pauta.
O que ocorre em muitas reuniões é a convocação de participantes que não entendem nada sobre o que será discutido, o que não contribui efetivamente para o resultado, além de possíveis interrupções afetando até o tempo de duração pré-estabelecido.

Fique atento ao horário e ao tempo estabelecido de duração

Essa é a dica principal para a gestão do tempo e produtividade em suas reuniões: fique atento aos horários! O mais indicado é que a reunião aconteça no período da manhã, pois todos estão descansados e com a “cabeça fresca”.
A duração é outro fator importante que precisa ser respeitado e se você criou um roteiro seguindo a primeira dica desse post, tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar para cada assunto.
Dica: Mantenha o foco para não se desviar dos objetivos traçados.

Evite comportamentos que comprometam a produtividade da reunião

Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, evite eventuais puxões de orelha e comentários improdutivos. Ironias e sarcasmos bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazerem bem para a relação profissional com sua equipe.
Lembre-se de que, para o feedback se converter em resultado, é preciso que ele seja concedido quando estiver a sós com a pessoa. E, principalmente, quando você estiver em pleno controle de seu estado emocional.

Não se esqueça de redigir a ata

Durante a reunião, procure documentar o que foi decidido e divulgar esse documento para todos os envolvidos na reunião. A ata é um instrumento importante para toda a equipe e ajuda a melhorar o tempo, caso necessite de alguma informação sobre o que aconteceu na reunião.
A prática garante o alinhamento e a fluidez da comunicação, deixando todos na mesma página com as respectivas responsabilidades pelas ações pré-estabelecidas.
Dessa forma, a ata proporciona o maior controle sobre as decisões e as ações que cada membro da equipe deve tomar e te ajuda a medir e cobrar os resultados, posteriormente.

https://www.youtube.com/embed/8utSJ9G0lPs

Adote ferramentas de gestão do tempo e produtividade

Garantir a produtividade e documentação de cada uma das reuniões muitas vezes não é fácil e pode, inclusive, vir a se tornar uma atividade burocrática.
E para otimizar o nosso tempo, hoje podemos encontrar no mercado várias ferramentas que vão te ajudar a agilizar as reuniões, gerenciar as tarefas de forma rápida e eficaz, e otimizar a sua gestão de tempo no trabalho.
Algumas ferramentas como Kanban e Pomodoro podem te ajudar com a gestão de sua empresa. Conheça um pouco mais sobre elas:

Kanban

É um sistema de gestão virtual que ajuda no método organizacional de uma empresa. Com ele é possível aumentar a produtividade da equipe, otimizar o tempo na realização das tarefas e das entregas. O sistema tem como objetivo central acompanhar os fluxos de produção nas empresas de forma virtual e prática.

Pomodoro

É uma técnica para ajudar na gestão do tempo que se utiliza para exercer alguma tarefa, pode ser usado tanto nos estudos quanto no trabalho.
Esse método funciona da seguinte forma: você cronometra um tempo específico para ficar focado em uma atividade até chegar o tempo de pausa, então o processo do Pomodoro é ir intercalando os períodos de executar a ação e os intervalos de descanso para absorver todo o conteúdo.

Realizar as metas das reuniões logo em seguida

Não adianta nada ter as reuniões para resolver problemas ou melhorar a performance dentro da empresa e não as realizar, não é mesmo?
Por isso é importante realizar as metas das reuniões logo em seguida. Execute as tarefas e metas definidas na reunião em sequência, isso também irá te ajudar na gestão de tempo de todos dentro da empresa.
A repetição do raciocínio feita pelo hábito de executar as atividades logo em seguida, torna o colaborador mais produtivo por se tornar mais experiente em determinada função.

Ao seguir essas dicas, você conseguirá otimizar a sua gestão do tempo e produtividade em reuniões e aumentar a sua produtividade, tudo é uma questão de planejamento, manter o controle, administrar o seu tempo e escolher as pessoas certas para uma reunião eficaz.
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