Folha de verificação: o que é, vantagens e como fazer + Exemplo prático

A folha de verificação faz parte das 7 ferramentas da gestão da qualidade, sendo utilizadas para mensurar e analisar os procedimentos internos.
Além de auxiliar na localização dos problemas que podem interferir no desempenho e no resultado das empresas. Após isso, propõe novas soluções para os mesmos.
Saiba ao longo deste artigo o que é folha de verificação e como aplica-la na sua rotina, coletando dados relevantes para obter resultados cada vez satisfatórios dentro da sua organização.

O que é folha de verificação

A folha de verificação, ou também conhecida como lista de verificação, lista de recolhimento de defeitos ou checklist, embora sua função seja bem mais ampla do que essas.
Mas, basicamente, são formulários planejados para padronizar, facilitar a coleta de dados (em tempo real) específicos e a organização dos mesmos de forma fácil e concisa.
Assim, é possível ter uma verificação e execução dos processos com sucesso, eliminando o retrabalho e informações descentralizadas.
O modelo para criação desta ferramenta pode ser em planilha, tabela ou quadro, e é particular a cada atividade ou empresa. Portanto, não existe um padrão pré-definido a ser seguido, embora haja maneiras de torná-lo mais assertivo.

A importância de utilizar a folha de verificação

Ao registrar as informações, a ferramenta possibilita tanto uma rápida percepção da realidade como também uma análise posterior mais clara e aprofundada da situação da empresa, permitindo assim diminuir os erros e confusões.
A Folha de Verificação é capaz de questionar processos e diagnosticar se há variações neles. Desta maneira, a empresa adquiri uma padronização das informações que permite traçar mais objetivamente e com maior confiabilidade o seu plano de ação.
Além do mais, essa padronização faz com que haja mais confiança nos processos, já que as ações de melhorias são baseadas em dados reais.
Pode-se também analisar a frequência de erros, a causa de efeito ou de defeitos e verificar a execução das tarefas por meio de checklists.

Aonde aplicar a lista de verificação

A Folha de Verificação pode ser usada em diversos processos, entre eles:

• Localizar e causa de defeitos;
• Contagem de quantidades;
• Determinar a frequência de situações;
• Tipos de reclamações;
• Distribuição do processo de produção.

Como fazer a folha de verificação

Mesmo não existindo um modelo pronto da folha de verificação, existe alguns passos que podem ajudar a cria-la de forma mais eficiente, confira só:

1. Defina o objetivo da coleta de dados

Primeiramente é preciso definir exatamente o que você deseja observar. Por exemplo: se uma ação foi concluída como deveria ou se há defeitos em determinado produto.
Depois disso você saberá identificar a causa raiz da questão a ser trabalhada. A partir disso trace as perguntas que devem ser respondidas e as decisões que devem ser tomadas.

2- Escolha o tipo de folha de verificação

Esta etapa é fundamental, pois se não tiver a folha correta, você pode acabar tendo uma “análise falsa”. Ou seja, ser capaz de interpretar um dado, mas não ter o que fazer com ele.

3- Conscientize para a coleta

Forneça para a equipe envolvida todas as informações que possam contribuir para a variação nos resultados. Como: data, como será feita a coleta, onde, hora, operador, número do lote, entre outros.
Deixe claro para as pessoas que esse é um processo muito importante e que eles possuem liberdade total de sugerir ideias para melhorar os procedimentos.

4- Construa um formulário simples e claro

Elabore um formulário claro e fácil de manusear. Certifique-se que todas as colunas estão devidamente tituladas e que existe espaço suficiente para registrar as informações.
Após essa elaboração, não se esqueça de inserir a pessoa responsável pela coleta de dados e deixa-la ciente do objetivo da verificação.

5- Teste antes de colocar em prática

Para não correr o risco de ter a folha de verificação não funcionando conforme pretendido, teste-a em uma situação ao vivo antes de colocá-la em prática para valer.

Exemplo prático de uma folha de verificação

Para exemplificar, criamos uma tabela da qual pode ser inserida os dados que serão analisados. Veja só:

E, de acordo com o resultado obtido, é necessário utilizar outras ferramentas para auxiliar na resolução dos problemas, como: diagrama de Ishikawa e PDCA.

Quais as vantagens da folha de verificação

Por se tratar de uma ferramenta de gestão de qualidade em processos, sendo utilizada de maneira correta, a metodologia geralmente é benéfica para as empresas.
Confira abaixo algumas vantagens que ela apresenta:

• Atividade de simples aplicabilidade;
• Identifica as causas dos problemas e a frequência;
• Otimiza tempo na busca por dados concretos;
• Os resultados são registrados no momento que ocorrem;
• Busca constante por melhorias com base em um arquivo de fácil preenchimento e visualização;
• Permite uma investigação mais profunda capaz de traçar soluções para os problemas;
• Relaciona-se com a maioria das ferramentas de qualidade, como o Diagrama de Pareto;

Além disto tudo, com a folha de verificação, é possível ter um caminho mais assertivo para seguir. Já que as análises são feitas de forma mais completas e minuciosas. Desta forma, os problemas podem ser resolvidos e até mesmo evitados.