KPI nas empresas: o que é, tipos e como implementar

Imagine que você está no comando de um navio em meio a uma tempestade e precisa tomar decisões para manter o navio a salvo.

Agora aplique essa situação à sua realidade: no comando de uma empresa, as ondas turbulentas representam os desafios e incertezas do mercado que você tem que enfrentar.

Nesse contexto, os KPIs (Key Performance Indicators) são a bússola que orienta suas escolhas e ajuda a seguir em frente com confiança, já que revela informações essenciais sobre o desempenho de sua empresa.

Assim como um capitão usa todas as ferramentas à sua disposição para alcançar seu destino, você aprenderá como utilizar os KPIs para guiar sua empresa rumo ao alcance dos objetivos organizacionais.

Neste conteúdo você encontra:

• O que é KPI (Key Performance Indicator)?
• Qual é o objetivo do KPI?
• Quais são os tipos de KPI?
• Diferença de KPI e OKR
• Como definir KPIs?

O que é KPI (Key Performance Indicator)?

KPIs, ou Indicadores-Chave de Desempenho, são métricas que as empresas usam para avaliar e acompanhar seu progresso em relação aos objetivos estratégicos.

Eles atuam como faróis, iluminando o caminho e permitindo que a empresa veja com clareza se está indo na direção correta ou se precisa ajustar sua rota.

A utilização de KPIs ganhou força entre as décadas de 1960 e 1970, quando as empresas começaram a perceber a importância de medir seu desempenho de maneira mais estruturada e precisa.

Desde então, os KPIs tornaram-se elementos essenciais para a gestão estratégica, aplicáveis a várias áreas do negócio, como vendas, finanças e operações.

Eles ajudam a monitorar o progresso, identificar áreas de melhoria e tomar decisões fundamentadas com base em dados concretos.

Escolher os KPIs certos é crucial. Eles devem estar alinhados com os aspectos mais críticos da empresa e fornecer uma visão clara e quantitativa de como ela está progredindo em direção aos seus objetivos.

Em outras palavras, os KPIs indicam se a empresa está na rota certa ou se precisa corrigir o curso.

Qual é o objetivo do KPI?

O KPI desempenha um papel fundamental nas empresas, por isso a seguir listamos os motivos que o fazem ser tão importante para o crescimento organizacional.

Medir o desempenho

O principal objetivo dos KPIs é medir a gestão de desempenho da empresa. Eles oferecem uma medida clara e mensurável do progresso em relação aos objetivos estratégicos estabelecidos.

Com os KPIs, as organizações conseguem identificar áreas de sucesso e aquelas que precisam de melhorias, permitindo uma gestão mais eficaz e direcionada.

Facilitar a tomada de decisões

KPIs capacitam os líderes empresariais com dados e insights necessários para tomar decisões informadas.

Quando se sabe quais indicadores de desempenho monitorar, é possível agir com mais confiança e precisão, ajustando estratégias conforme necessário e criando planos de ação mais eficazes.

Promover o alinhamento organizacional

Além disso, KPIs facilitam o alinhamento de toda a organização em torno de objetivos comuns.

Eles criam uma linguagem universal para discutir o desempenho, garantindo que todos os colaboradores estejam na mesma página e trabalhando em direção aos mesmos resultados.

Identificar oportunidades e desafios

Ao monitorar KPIs, as empresas podem identificar oportunidades emergentes e desafios potenciais antes que se tornem críticos.

Isso permite uma resposta proativa, seja para alavancar uma oportunidade de mercado ou para mitigar um risco iminente.

Fomentar uma cultura de melhoria contínua

KPIs também são essenciais para cultivar uma cultura de melhoria contínua dentro da empresa.

Eles ajudam a definir metas organizacionais específicas, mensuráveis e alcançáveis, incentivando todos a buscar sempre um desempenho superior.

Manter o foco estratégico

Manter o foco estratégico da empresa é outra vantagem de utilizar KPIs.

Eles ajudam a garantir que todos os esforços estejam alinhados com os objetivos estratégicos, evitando distrações e desvios de recursos para iniciativas que não agregam valor.

Quais são os tipos de KPI?

Conhecer os diferentes tipos de KPIs é essencial para escolher as métricas mais relevantes e alinhadas com os objetivos da sua organização.

A seguir separamos alguns dos tipos mais comuns nas empresas:

KPIs financeiros

Os KPIs financeiros incluem métricas como receita, lucro líquido, margem de lucro, retorno sobre o investimento (ROI) e fluxo de caixa.

Essas métricas são fundamentais para medir a saúde financeira e a rentabilidade do negócio.

Sem dúvidas, Empresas que monitoram seus KPIs financeiros conseguem tomar decisões mais informadas sobre investimentos, redução de custos e maximização de lucros.

KPIs de vendas e marketing

Esses indicadores são usados para avaliar a eficácia das estratégias de vendas e marketing.

Incluem métricas como leads gerados, taxa de conversão, receita por cliente e custo por aquisição de cliente (CAC).

Monitorar esses KPIs permite que a empresa ajuste suas estratégias de marketing e vendas para melhorar a eficiência e aumentar a receita.

KPIs de satisfação do cliente

Indicadores de satisfação do cliente são essenciais para entender como os clientes percebem a empresa e seus produtos ou serviços.

Métricas como Net Promoter Score (NPS), avaliações de satisfação do cliente e taxa de retenção de clientes ajudam a empresa a medir a lealdade e a satisfação do cliente, permitindo ajustes que aumentem a fidelização.

KPIs de qualidade

KPIs de qualidade medem a eficiência e a qualidade dos processos operacionais da empresa. Por exemplo, tempo de ciclo, taxa de defeitos e conformidade com normas de qualidade.

Esses KPIs são importantes para assegurar que os produtos e serviços atendam aos padrões esperados e para identificar áreas de melhoria nos processos.

KPIs de inovação

Esses indicadores estão relacionados ao desenvolvimento de novos produtos, expansão de mercado e inovação.

Métricas como lançamentos de produtos bem-sucedidos, participação de mercado e taxa de crescimento anual são utilizadas para medir a capacidade da empresa de inovar e crescer em um mercado competitivo.

Diferença de KPI e OKR

As metodologias KPI e OKR (Objectives and Key Results) são ambas muito utilizadas no mundo corporativo.

Embora em um primeiro momento possam parecer semelhantes, têm objetivos e características diferentes, como veremos a seguir.

KPI (Key Performance Indicator)

• Foco na medição: Os KPIs são indicadores, ou seja, métricas quantitativas que medem o desempenho atual de uma empresa, equipe ou processo em relação a metas estabelecidas.
  
• Estabilidade a longo prazo: KPIs tendem a ser estáveis e contínuos ao longo do tempo. Eles refletem aspectos essenciais do negócio que devem ser monitorados consistentemente.
  
• Avaliação do estado atual: Os KPIs são úteis para avaliar o desempenho passado e atual, fornecendo uma imagem clara da situação atual da empresa.

OKR (Objectives and Key Results)

• Foco em metas e resultados: OKRs possibilitam a definição de objetivos ambiciosos e resultados-chave que devem ser alcançados para atingir esses objetivos. Eles enfatizam resultados mensuráveis e desafiadores.
  
• Agilidade e adaptação: OKRs são frequentemente definidos em ciclos curtos, como trimestres, e podem ser ajustados regularmente para se adaptarem às mudanças nas condições do mercado ou nas estratégias organizacionais.
  
• Alinhamento e foco: OKRs são projetados para alinhar toda a organização em torno de objetivos comuns. Eles ajudam a criar uma cultura inovação, foco, responsabilidade e colaboração.

A escolha entre essas metodologias depende dos objetivos e da cultura de cada organização.

No entanto, muitas empresas optam por usar uma combinação de KPIs e OKRs para aproveitar os pontos fortes de ambos.

Enquanto os KPIs ajudam a monitorar o desempenho contínuo e a garantir que a empresa esteja no caminho certo, os OKRs incentivam o estabelecimento de metas ousadas e inovadoras, promovendo o crescimento e a adaptação.

Como definir KPI?

Entender como definir KPIs de maneira eficaz é o primeiro passo para uma estratégia de sucesso. Abaixo criamos um passo a passo para te ajudar nesse processo:

1.   Objetivos

Antes de começar a escolher os KPIs, é importante ter clareza dos objetivos da sua organização. Isto é, o que pretende alcançar e quais são as metas estratégicas. Isso porque os KPIs devem estar alinhados com esses objetivos para serem eficazes.

2.   Áreas-Chave

Identifique as áreas-chave do seu negócio que estão mais diretamente relacionadas aos objetivos definidos. Por exemplo, se sua meta é aumentar a receita, as áreas-chave podem incluir vendas, marketing e atendimento ao cliente.

3.   Métricas

Dentro de cada área-chave, escolha métricas que sejam relevantes para medir desempenho. Lembre-se que essas métricas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado.

4.   Metas

Estabeleça metas específicas para cada KPI que servirão como pontos de referência para avaliar o desempenho. Você pode se basear no histórico de desempenho passado ou comparar com os padrões do setor.

5.   Responsabilidades

Atribua responsabilidades claras para os KPIs. Afinal, é essencial que as pessoas entendam seu papel na busca das metas estabelecidas.

6.   Frequência

Determine a frequência do monitoramento dos KPIs. Alguns podem ser monitorados em tempo real, enquanto outros podem ser avaliados mensal, trimestral ou anualmente, dependendo da natureza da métrica.

7.   Ferramentas

Utilize ferramentas para coletar, visualizar e analisar os dados relacionados aos KPIs.

A plataforma da Mereo automatiza a gestão de metas e possibilita um processo ágil e dinâmico para impulsionar a performance das pessoas e da organização.

Agende a sua demonstração grátis da plataforma!

Exemplo de KPI em uma empresa de tecnologia

Vamos imaginar uma empresa de tecnologia que deseja aumentar sua base de clientes em 20% nos próximos 12 meses. Para alcançar esse objetivo, a empresa definiu alguns KPIs específicos para monitorar o progresso:

• Taxa de conversão de leads: medida da porcentagem de leads convertidos em clientes. Uma taxa de conversão mais alta indica que a equipe de vendas está eficazmente convertendo leads em clientes pagantes.
• Custo por aquisição de cliente (CAC): quanto a empresa gasta, em média, para adquirir um novo cliente. Reduzir o CAC ao longo do tempo é um objetivo comum para aumentar a lucratividade.
• Receita mensal recorrente (MRR): o valor da receita previsível que a empresa recebe de assinaturas de clientes a cada mês. Aumentar o MRR é um sinal positivo de crescimento sustentável.
• Churn rate (taxa de cancelamento): a porcentagem de clientes que cancelam o serviço durante um determinado período. Reduzir a churn rate é essencial para manter a base de clientes e garantir o crescimento a longo prazo.

Ao monitorar esses KPIs, a empresa de tecnologia pode ajustar suas estratégias de marketing, vendas e atendimento ao cliente para alcançar o objetivo de aumentar sua base de clientes em 20%.

Como implementar KPI de forma eficaz?

Agora que entendemos a importância dos KPIs e como defini-los, é essencial saber como implementá-los de maneira eficaz dentro da sua organização.

Aqui estão algumas etapas para garantir que os KPIs sejam bem integrados e que gerem os resultados desejados.

1. Envolva as partes interessadas

A implementação bem-sucedida de KPIs exige o envolvimento de todas as partes interessadas, incluindo líderes de equipe e colaboradores. Quando todos estão cientes dos objetivos e KPIs da empresa, eles se sentem mais engajados e motivados a contribuir para o sucesso da organização.

2. Use ferramentas de monitoramento

A utilização de ferramentas de monitoramento e análise de dados, como dashboards e softwares de business intelligence, é essencial para acompanhar o desempenho dos KPIs em tempo real.

Essas ferramentas oferecem uma visão clara do progresso e permitem ajustes rápidos quando necessário.

3. Comunique-se de forma transparente

Manter uma comunicação clara e transparente sobre o desempenho dos KPIs é indispensável.

Compartilhe regularmente os resultados com a equipe, celebrando os sucessos e discutindo áreas que precisam de melhorias.

Essa prática não só mantém todos informados, mas também promove uma cultura de responsabilidade e melhoria contínua.

4. Revise e ajuste regularmente

Os KPIs não são estáticos. À medida que a empresa cresce e evolui, é importante revisar e ajustar os KPIs para garantir que eles continuem alinhados com os objetivos estratégicos.

Revisões regulares ajudam a manter os KPIs relevantes e a identificar novas oportunidades de melhoria.

5. Promova uma cultura de dados

Incentivar uma cultura orientada a dados dentro da organização é essencial para o sucesso dos KPIs. Isso significa educar a equipe sobre a importância dos dados, como interpretá-los e como utilizá-los para tomar decisões informadas.

Quando a cultura de dados é promovida, todos na organização se tornam mais conscientes do impacto de suas ações no desempenho geral da empresa.

Conclusão

Os KPIs ajudam as empresas a medir seu desempenho, identificar áreas de melhoria e tomar decisões embasadas.

Ao entender o que são KPIs, como defini-los e implementá-los de forma eficaz, sua empresa pode navegar com sucesso pelas águas turbulentas do mercado e alcançar seus objetivos estratégicos.

Lembre-se, assim como um capitão que ajusta suas velas de acordo com o vento, sua empresa deve estar pronta para ajustar seus KPIs e estratégias conforme necessário para garantir um desempenho consistente e sustentável.