O que é Onboarding? 3 passos para implementar

Ele é feito para informar sobre a cultura, dos processos, das dinâmicas e contar a história da empresa também. Contudo deve ter uma estrutura bem sólida e ser utilizado com as ferramentas adequadas para que tudo ocorra como planejado.

Além disso, essa estratégia visa apresentar tudo que seja necessário saber antes da pessoa iniciar suas atividades na empresa.

Saiba neste artigo tudo sobre o que é Onboarding, seus benefícios, como fazer a integração dos seus novos funcionários e as principais etapas para implementar este processo, na prática, na sua empresa. Veja só!

O que é Onboarding

Onboarding é um termo em inglês e sua tradução literal é “embarque”. Essa expressão é utilizada no processo da integração dos recém-contratados, e significa que a pessoa está “embarcando” em sua nova jornada dentro da empresa.

Ou seja, estes processos tem o objetivo de capacitar e adaptar os novos funcionários com a cultura organizacional, além de fazer com que os colaboradores se familiarizem com sua equipe e entenda exatamente sua nova função.

E a intenção do Onboarding é criar um vínculo e a sensação de pertencimento entre o colaborador e a empresa. Sendo uma das estratégias indispensáveis para o RH estratégico, afinal o mercado está cada vez mais competitivo.

Onboarding e Ongoing

Além de Onboarding, também existe o Ongoing. Saiba abaixo a diferença entre esses dois processos:

Onboarding

Acontece após a pessoa ter a aprovação no processo seletivo. O Onboarding ajuda o colaborador nos primeiros dias, na sua adaptação com sua nova função e na nova empresa.

Pode levar de um e até uma semana, isso depende da cultura e também do nível de complexidade que o cargo exige para uma pessoa conseguir entender tudo que precisa para executar suas tarefas.

Ongoing

O Ongoing acontece após o Onboarding, sendo associado ao processo de relacionamento contínuo entre a pessoa e a empresa. E o objetivo e garantir que os colaboradores irão alcançar seus resultados e se continuam satisfeitos com tudo relacionado a empresa.

Inclusive, faz parte da jornada do colaborador, acontecendo de forma periódica para ajudá-lo a entenderem melhor sobre algo relacionado a empresa de alguma forma. Um exemplo disso é ensinar uma pessoa a utilizar o software oferecido pela empresa do ramo de SaaS.

As vantagens de um bom Onboarding

5 benefícios do Onboarding

Para te explicar melhor sobre a importância do Onboarding dentro da gestão de pessoas, listamos aqui 5 benefícios deste processo. Confira:

1.   Maior motivação

Quando um funcionário tem seu processo de integração bem estruturado, ele começa sua jornada de trabalho mais motivado. Essa sensação de querer contribuir para a empresa é maior pelo fato da pessoa se sentir parte da organização.

Quando o Onboarding apresenta bem os valores e a identidade cultural da empresa, o colaborador se sente acolhido, já que se identifica com o propósito e missão do negócio.

2.   Melhoria na integração

O Onboarding, como já falamos, faz a integração do funcionário recém-contratado. Mas a vantagem aqui é por ajudar a promover a apresentação destes novos colaboradores de uma forma mais descontraída, aproximando as equipes e também aos líderes da companhia.

3.   Retenção de talentos

Os funcionários que passam pelo Onboarding sabem tudo sobre a empresa e sua cultura, além de se sentirem integrados e motivados no ambiente interno, ocasionando na maior retenção destes talentos.

Esta maior retenção acontece principalmente por entenderem desde o início como a empresa funciona. Entretanto, é necessário manter a primeira impressão que colaborador teve, utilizando de outras estratégias.

4.   Redução da rotatividade

A rotatividade é diminuída por consequência de todos os outros benefícios citados anteriormente. Um bom processo de Onboarding retém talentos, já que tudo é alinhado desde o início, inclusive o que terá no dia a dia de trabalho.

E neste caso, o fit cultural, ou seja, a familiaridade e a identificação com as características entre a organização e o funcionário mantém este turnover baixo. E isto gera maior valor para os negócios e redução de custos também, sendo um grande investimento.

5.   Treinamento e capacitação

O Onboarding pode ser considerado como um treinamento que prepara o funcionário para lidar com suas tarefas diárias, então um outro benefício é fomentar a capacitação da equipe.

Investir no treinamento e desenvolvimento é fundamental para garantir melhores resultados. Além disto, ajuda a ter maior facilidade nos processos de integração da pessoa. Desta forma, reduz problemas e obstáculos para a resolução das tarefas.

Como fazer o Onboarding de novos funcionários

Primeiramente, é necessário alinhar as expectativas dos novos funcionários com a empresa. Isto acontece tanto sobre as atividades táticas e operacionais quanto no comportamento e atitude.

Mas para isto, existe algumas etapas para fazer o processo de integração bem sucedido. Veja só algumas dicas que separamos para você:

Tenha o objetivo definido

O primeiro passo é ter definido o seu objetivo. Qual a sua intenção com este processo? Engajar o colaborador? Capacitá-lo para desempenhar a sua função? Será com a intenção de reter talentos?

Enfim, tendo um caminho a ser seguido, você terá um rumo de integração do profissional com mais eficiência. Sendo iniciado desde a finalização do processo seletivo até o colaborador estar de fato integrado na empresa.

Utilize os 4 Cs

Os 4 Cs é uma sigla que contempla 4 níveis diferentes de processo: conformidade, clarificação, cultura e conexão. Com eles, será mais prático guiar o processo, além de trazer maior clareza para a integração. Confira cada um deles:

• Conformidade: envolve o ensinamento dos processos, das regras, código de conduta e ética, entre outras políticas do ambiente interno;
• Clarificação: é onde esclarece para o novo colaborador sobre sua função e alinha as expectativas entre empresa e funcionário;
• Cultura: é apresentado a cultura organizacional, incluindo também a missão, visão e valores para o novato se inteirar sobre o clima.
• Conexão: por último, é criado a conexão interpessoal entre o recém-chegado e fazer sua integração com seu time de trabalho.

Faça o cronograma

Com o cronograma existe maior organização de todas as etapas, sendo adicionado as atividades que serão realizadas e os dias que ocorrerão o Onboarding.

Exemplo: nós, da Mereo, realizamos a integração por dois dias seguidos. Assim temos mais tempo para passar todas as informações necessárias. Como: apresentação sobre nossa história, as nossas regras, nossas expectativas, enfim.

Documente o processo

Anotar tudo sobre a criação dos processos é crucial. Já que esta documentação ajudará na execução e também no padrão de qualidade. Neste contexto, a tecnologia pode ajudar principalmente para garantir que tudo seja claro.

Utilizar um software de gestão de RH facilita a ter maior agilidade para realizar os processos, as avaliações são mais precisas e também é melhor mensurado os KPI’s.

Acompanhe a jornada

Por fim, acompanhar todas as etapas da jornada e verificar o desempenho das ações é fundamental para que tudo dê certo.

Inclua também a verificação dos feedbacks e se estão sendo positivos, além de checar se os resultados estão sendo como os esperados. Tudo isto impacta na promoção de melhorias do ambiente interno.

A diferença entre Onboarding e Offboarding

Diferentemente do Onboarding que é o início da jornada do colaborador, o Offboarding é o “desembarque”. Ou seja, é o processo de desligamento do colaborador na empresa.

Assim como é importante ter as instruções iniciais para uma pessoa iniciar na empresa, também é necessário ter o Offboarding, para a pessoa receber orientações claras, ter um desligamento seguro e mais humanizado.

No processo de desembarque acontece as devolutivas, tanto o processo de feedback para esclarecer todas as questões quanto a devolução de materiais.

Como implementar o Onboarding na empresa

1. Comece por um e-mail legal

O e-mail, normalmente, é o primeiro contato com a pessoa, para confirmar a aprovação após o fim do processo seletivo. Por isto, ter uma comunicação criativa e animada pode ajudar a “quebrar o gelo”.

Utilizar uma linguagem menos formal, gifs e emojis é uma ótima forma para se aproximar do recém contratado e fazê-lo se sentir parte do time. O novo colaborador se sente mais motivado pela receptividade pela empresa.

2. Torne a experiência do primeiro dia mágica

Prepare tudo para receber o novo colaborador, desde seus logins de acesso até os seus materiais e objetos de trabalho. Além disso, faça uma tour com o novato, mostrando todos os detalhes do lugar e fazer com que ele se sinta em casa mesmo.

Tenha também um kit de boas-vindas, para tornar o Onboarding uma experiência única para o profissional. Uma outra dica é mostrar desde a história da empresa, falar sobre o propósito e toda a política organizacional.

3. Não cobre muito trabalho imediatamente

Um dos maiores erros é exigir que o novo colaborador já inicie nos primeiros dias suas atividades operacionais e com alta produtividade. E não é assim.

Nos primeiros dias, o foco deve ser a integração, além de explicar sobre as suas atribuições exatas. A adaptação é um processo que ocorre durante este período, mesmo com profissionais experientes. 

Enfim, como deu para perceber ao longo deste artigo, existem diversas etapas a serem seguidas para que os recém-chegados se sintam a vontade dentro da sua empresa.

Esperamos que você tenha compreendido a importância do Onboarding e como fazer na prática este processo. Além de ser uma das maiores tendências no mundo dos negócios, a integração é uma das ferramentas de gestão mais valiosas.