Otimização de processos: 4 passos para você aplicar hoje

Ela tem como propósito reduzir erros e desperdícios na produção e nos serviços, permitindo que todo o fluxo de trabalho aconteça de ponta a ponta de forma mais sustentável.
E o maior desafio quando falamos em otimização de processos é reunir informações relevantes para tomar as seguinte decisões:

• Quais processos precisam ser otimizados?
• Quais precisam ser eliminados?
• É necessário implantar algum processo para melhorar qualidade do produto ou serviço?
• Como mapear o impacto desse processo na produtividade das pessoas?

Sabendo dessa dificuldade, nós da Mereo desenvolvemos esse passo a passo para que você seja capaz de montar um planejamento estratégico das ações visando a otimização de processos na sua empresa. Mas primeiro…

O que é otimização de processos?

Otimização de processos é a implantação de melhorias na empresa objetivando a redução e/ou eliminação de desperdícios e erros, bem como qualquer dificuldade enfrentada que prejudique a entrega com excelência ou que aumente o custo do produto ou serviço final.
Não há segredo no conceito.
Com otimização dos processos é possível melhorar a tomada de decisão/ação de uma pessoa ou o tempo de resposta de uma máquina.
Isso traz eficiência e aumenta a qualidade e produtividade do serviço prestado ou do produto fornecido. Mas…

Como otimizar processos nas empresas?

Para aplicar a otimização de processos de forma eficiente, é necessário seguir um planejamento de ações muito bem definidos. Somente dessa forma é possível fazer as adequações de forma duradoura, visando sempre a melhoria continua.
Confira o passo a passo das etapas a serem seguidas:

1- Mapeamento

O primeiro passo é um levantamento de informações referente a sua empresa. Identificar quais são os processos que já existem.
Alguns deles podem ser:

• administrativo;
• de aquisição de insumos;
• de produção.

Após esse mapeamento é necessário analisar cada processo de forma independente. Busque os gargalos de cada um.
Você pode montar um fluxograma respondendo, por exemplo, as seguintes perguntas:

1. Qual o objetivo deste processo?
2. Qual o fluxo de execução dele?
3. Quais os setores da empresa estão envolvidos?
4. Quantas pessoas estão envolvidas?

Após essa análise individual, faça analise da interação entre todos os processos, identifique os pontos onde eles interagem, para, dessa forma, buscar pontos deficientes na dinâmica entre eles.

2. Coleta de dados

Então, após esse mapeamento, é necessário que sejam coletados dados e indicadores, de cada etapa do processo, para que sejam avaliados.
Dados como:

• Relatório de vendas;
• Pesquisa de satisfação do cliente;
• Relatório de custo de produção, etc.

Com base nessas informações, fica fácil de identificar onde a empresa tem maior perda de produtividade (com desperdício de tempo e ociosidade de mão-de-obra, por exemplo) e de qualidade (com a entrega de um produto desconforme ou insumos e investimentos inadequados).

3- Identificação

Na fase de mapeamento você apenas coleta todas as informações disponíveis para então, na fase de identificação, fazer a análise desses dados.
Aqui é necessário fazer uma análise crítica sobre cada etapa do processo afim de identificar as falhas e desperdícios existentes nele.
Alguns exemplos de possíveis falhas:

• Execução;
• Entrega do produto;
• Comunicação (com o cliente, fornecedores ou entre a equipe), etc;

Possíveis desperdícios:

• Tempo;
• Material;
• Mão-de-obra;
• Tecnologias (quando subutilizadas), etc.

Agora é hora de criar um plano de ação.
Aponte quais são as melhorias necessárias para eliminar ou reduzir essas falhas e desperdícios e crie processos de brainstorming e mapeamento de metodologias que podem te ajudar nesse caminho.
Essas melhorias podem ser feitas, por exemplo, com a retirada de etapas do processo que estão apenas gerando burocracia sem agregar vantagens. Ao mesmo passo, é possível aperfeiçoar outras etapas focando em menor desperdício e agilidade, ou na implantação de sistemas de suporte.

4. Envolva as pessoas nesse processo

Para auxiliar nessa tomada de decisão é importante envolver as pessoas que estão diretamente envolvidas nele e analisar, com eles, quais pontos precisam ser melhorados e se perguntar:

1. Está sendo usado todos os recursos disponíveis?
2. As pessoas envolvidas possuem as competências necessárias para desempenhar sua função?
3. Existe alguma etapa desnecessária no processo?
4. Quais as tecnologias disponíveis no mercado para otimizá-lo?
5. Essa tecnologia vai trazer melhor custo x benefício?

5- Implementação

Após verificar todos os problemas, identificar os pontos que precisam ser melhorados e as ações que serão tomadas para otimização dos processos, é necessário passar para a etapa de implementação dessas medidas.
Essa etapa, na maioria das vezes, é a que demanda mais tempo de execução, pois dependendo das mudanças a serem feitas, será necessário o investimento de mais recursos como capacitação de pessoal, contratações, compra de equipamentos ou softwares de gestão. Além de mudança na logística da empresa, nos fornecedores de insumos, etc.
Essas mudanças precisam ser bem planejadas para não interferir de forma negativa no processo.
Para isso, é importante que cada setor esteja informado das medidas que precisam ser adotadas afim de que as mudanças desenhadas ocorram conforme planejado.
Isso é facilitado, quando as equipes dos setores já participaram das etapas de mapeamento e/ou de identificação. Por isso, também, a importância de envolve-los na otimização de processos da empresa.

6- Monitoramento

Após a implementação das mudanças, é necessário criar um sistema de monitoria dos processos para garantir que as mudanças implementadas continuem sendo executadas.
Nesse sentido, caso a empresa não tenha, faz-se necessária a criação de um setor ou departamento exclusivamente dedicado a monitoria desses processos. Podendo ser interno às áreas ou não.
Isso porque, muitas vezes, no dia-a-dia do trabalho, as pessoas têm outras atribuições que as impedem de identificar desvios ocorridos. Ou muitas vezes acabam caindo em costumes antigos ou ignorando alguma fase do processo.
A monitoria funciona também como termômetro, que vai medir quando um processo ou etapa precisa passar por uma nova otimização. Vale a pena entender o processo do ciclo PDCA para entender esse processo contínuo.

Quais os benefícios da otimização de processos?

Decidir por analisar quais processos existem na sua empresa e como otimizá-los, já é uma melhoria, pois demonstra o empenho em identificar oportunidades e gargalos. Mas além dessa iniciativa, é possível identificar outras vantagens que a otimização de processos pode trazer para a sua empresa. Como por exemplo:

Redução de custos

Com a otimização dos processos, muitos desvios e falhas podem ser identificados com maior facilidade. Um desses desvios é a utilização inadequada de recursos que acabam gerando desperdícios de tempo, material ou mão-de-obra.
Corrigi-los através da análise dos processos acaba gerando, entre outras coisas, uma redução nesses custos. Sabendo disso, é possível direcionar melhor os recursos para que se tenha o retorno esperado dos investimentos.

Otimização do tempo

Algumas etapas do processo podem ser otimizadas para reduzir o tempo de execução ou de entrega do serviço ou produto, por exemplo.
Tempo é um recurso escasso para qualquer empreendedor, então, conseguir ferramentas para otimizá-lo vai ser um diferencial na sua empresa.

Aumento na qualidade dos serviços e produtos

Inevitavelmente, a qualidade do produto entregue ao cliente é superior quando os processos dentro da empresa estão alinhados, otimizados e seguindo seu fluxo, sem desperdício de tempo nem falhas de execução.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente, é um dos principais valores de qualquer empresa que quer se manter relevante no mercado atual. E assim, ela também é potencializada com o aumento da qualidade do produto ou serviço entregue, graças a otimização do processo.
Isso, além de fidelizar o cliente, acaba gerando mais valor para a empresa no mercado.

Satisfação dos funcionários

Buscar a otimização de processos da empresa traz vantagens não só para a empresa e para o cliente, mas também, para os funcionários. Eles acabam se sentido mais valorizados seja por fazerem parte da etapa de mapeamento e identificação da otimização dos processos, seja pelas melhorias no seu ambiente de trabalho ou na execução dos serviços.
Com isso, é possível perceber a importância do mapeamento e otimização dos processos da empresa identificando seus problemas e buscando métodos para corrigi-los.
A otimização de processos é a peça chave para que um negócio esteja sempre em evolução e sob o monitoramento de seus gestores.

Converse com a Mereo e veja como podemos te dar suporte em projetos de otimização de processos e como a nossa plataforma integrada de gestão pode te auxiliar nisso.