Software de gestão de RH: benefícios e como garantir os melhores resultados

Afinal, principalmente em empresas mais tradicionais, ainda pode existir uma incerteza por parte da diretoria se é realmente benéfico investir recursos nesse tipo de ferramenta.

No entanto, deixar de acompanhar a evolução tecnológica do setor pode causar prejuízos à organização. Uma vez que estamos diante de um mercado cada dia mais competitivo e dinâmico que demanda um RH estratégico.

Por isso, neste artigo listamos 19 vantagens do software de gestão de RH que te ajudarão a argumentar a favor da implementação da ferramenta na sua empresa para ganhar mais inovação, agilidade e produtividade.

Neste conteúdo você encontra:

• O que é um software de gestão de RH?
• 18 benefícios do software de gestão de RH para sua empresa
• Como ter bons resultados com um software de gestão de RH

O que é um software de gestão de RH?

O software de gestão de RH é uma ferramenta digital que facilita a gestão dos recursos humanos de uma empresa. Ou seja, esse software foi desenvolvido para automatizar e centralizar processos relacionados aos colaboradores.

Ele funciona por meio da integração de diferentes módulos e funcionalidades em uma única plataforma, que podem variar de acordo com o tipo de software escolhido das seguintes categorias:

• Informação de Recursos humanos: folha de pagamento, remuneração variável, gestão de benefícios.
• Gerenciamento de talentos: recrutamento e seleção, desenvolvimento, retenção de talentos.
• Gestão de desempenho: definição de metas, realização de avaliações, fornecimento de feedbacks, criação de PDI.
• Gestão de Aprendizagem: treinamento e desenvolvimento.
• Gestão de ponto: controle de frequência e horários de trabalho.

Assim, o software de RH possibilitou que todos esses processos, antes realizados de forma manual, burocrática e sujeita a erros, fossem otimizados para fazer uma gestão de pessoas mais eficiente, ágil e estratégica.

18 benefícios do software de gestão de RH para sua empresa

Confira quais são os principais benefícios de adotar o software de gestão de RH e como ele pode impulsionar o crescimento da sua empresa.

1. Centralização de informações

O software de gestão de RH permite centralizar todas as informações dos colaboradores em um só lugar que podem ser facilmente encontrados e visualizados por meio de filtros e mecanismos de busca.

Desse modo, é possível ter um acesso rápido a qualquer momento e em qualquer lugar, evitando a perda de informações em meio a pilhas de papéis ou pastas desorganizadas no computador.

2. Segurança de dados

Mais do que centralizar as informações, os softwares também viabilizam a segurança dos dados, já que todos ficam protegidos e criptografados na plataforma para prevenir qualquer vazamento.

O armazenamento desses dados na nuvem também garante que não haja dependência da memória do computador ou que não sejam perdidos no espaço físico. Além de assegurar que os registros não sejam acessados por pessoas não autorizadas.

3. Automatização de processos

Apenas com alguns cliques você pode realizar tarefas manuais e burocráticas de forma automatizada e evitar desperdício de tempo, erros e retrabalhos. Com o software de gestão de RH o aumento da eficiência operacional é garantido e você pode dar adeus a planilhas e papeladas.

4. Redução de custos

Com a automatização de processos e a redução de erros, a ferramenta ajuda a diminuir custos operacionais, aumentando a eficiência dos recursos da empresa.

5. Redução de erros

Processos manuais estão passíveis de erros humanos que podem causar inúmeros retrabalhos, desperdício de tempo e até danos financeiros para a organização.

Contar com um sistema de RH reduz os erros e evita prejuízos à produtividade da área e aos resultados da empresa como um todo.

6. Aumento da produtividade

Da mesma forma, o software permite que todos os processos sejam realizados com mais velocidade, gerando uma economia de tempo e energia para que o RH seja mais produtivo e possa focar seus esforços na gestão estratégica de pessoas.

7. Dados em tempo real

O software de gestão de RH tem capacidade de processar um grande volume de dados em alta velocidade, o que fornece a visualização dos dados em tempo real.

Isso permite que medidas sejam tomadas rapidamente para evitar que um problema se torne uma crise, além de garantir a tomada de decisões assertivas baseada em insights precisos.

8. Geração de relatórios

O software de RH permite a geração de relatórios e análises personalizadas instantaneamente.

O cruzamento das informações que levaria horas se feito manualmente, é realizado de forma automática e rápida, oferecendo informações valiosas sobre people analytics para embasar planos de ação estratégicos.

9. Acesso de lideranças

Por muito tempo, as lideranças geriam seus colaboradores a partir de impressões ou achismos. Mas com a ferramenta de RH, os líderes são empoderados com acesso em tempo real aos dados de seus times.

Assim, fazem uma gestão mais precisa e justa para promover a alta performance da equipe.

10. Integração de departamentos

O software de gestão de RH unifica as informações de todos os departamentos, oferecendo a possibilidade de integrar todos os setores necessários para obter resultados gerais da organização.

11. Competitividade

Como já citamos anteriormente, não há como comparar a produtividade de uma empresa que adota ferramentas digitais e outra que mantém unicamente procedimentos manuais.

Ao ignorar a evolução tecnológica, a organização toma um caminho contrário em relação ao futuro do trabalho.

Utilizar um software de gestão de RH já deixou de ser um grande diferencial competitivo para se tornar um fator essencial em qualquer negócio que almeja o sucesso. Até porque a chave para o crescimento organizacional é o capital humano.

12. Cumprimento de regulamentos trabalhistas

As mudanças são constantes no mercado atual, por isso é importante ter uma ferramenta que se adapte facilmente a mudanças legais, regulatórias e tecnológicas.

Isso garante a atualização contínua, a conformidade com as leis vigentes, facilita a aplicação correta de políticas internas.

13. Controle de prazos

Fica mais fácil acompanhar as etapas e os ciclos de pesquisas e avaliações com os sistemas. Afinal, eles têm a capacidade de registrar e apresentar datas, progressos, calendários e até alertas. Assim fica mais fácil tanto para o RH quanto para as lideranças controlarem e cumprirem prazos.

14. Melhoria de desempenho

Além dos benefícios gerais, temos benefícios específicos para cada funcionalidade do software de gestão de RH.

A melhoria do desempenho é um desses benefícios, já que fazer a gestão de desempenho por meio de uma plataforma viabiliza o monitoramento do andamento das metas, avaliações regulares, mais transparência nos feedbacks e acompanhamento constante do PDI, o que contribui para o aprimoramento contínuo dos colaboradores.

15. Gestão de talentos

Os sistemas auxiliam na identificação, desenvolvimento e retenção dos talentos dentro da organização, possibilitando a criação de planos de sucessão e o acompanhamento do crescimento dos colaboradores.

Eles também fornecem dados valiosos e relevantes para identificar colaboradores que merecem bonificações ou promoções por sua performance.

16. Aumento do engajamento

Com módulos de pesquisa de clima, reconhecimento e feedbacks, o software de RH contribui para o aumento do engajamento das pessoas, já que é possível reconhecer as pessoas pelo ótimo trabalho e identificar de forma contínua os pontos de melhoria para promover um ambiente de trabalho mais agradável e motivador.

17. Gestão de treinamentos

Com recursos de gestão de aprendizagem, a ferramenta facilita a criação, distribuição e acompanhamento de treinamentos e capacitações, contribuindo para o desenvolvimento dos colaboradores.

Essas capacitações podem ser inclusive feitas de modo online a partir da plataforma, sem a necessidade de deslocamento, o que torna tudo mais prático.

18. Melhoria da experiência das pessoas

Com um software de gestão de RH, os próprios colaboradores podem ter acesso aos seus resultados e do seu time, o que faz com que enxergue os processos de gestão como organizados e transparentes, o que proporciona uma melhor experiência dentro da empresa.

Como ter bons resultados com um software de gestão de RH

Investir em um software de gestão de RH é apenas o primeiro passo para otimizar a gestão de recursos humanos da sua empresa.

Por isso, para garantir que seu investimento seja proveitoso e tenha os resultados desejados, é fundamental saber como utilizar a ferramenta da melhor forma. Aqui estão algumas dicas para aproveitar ao máximo o seu software de gestão de RH:

Planejamento e definição de objetivos

Antes de implementar o software, estabeleça metas claras e objetivos específicos que deseja alcançar com a sua utilização. Isso ajudará a direcionar seus esforços na direção certa.

Treinamento e capacitação

Garanta que sua equipe esteja devidamente treinada e capacitada para utilizar todas as funcionalidades do software. Ofereça treinamentos internos e workshops, quanto mais familiarizados forem os usuários, mais eficaz será o uso da ferramenta.

Customização e configuração

Aproveite as opções de customização e configuração da plataforma para adaptá-la às suas necessidades específicas. Personalize campos, formulários, fluxos de trabalho e relatórios de acordo com os requisitos do seu negócio.

Integração com outros sistemas

Verifique a possibilidade de integrar o software de RH com outros sistemas utilizados na empresa, como o sistema de folha de pagamento ou ferramentas de comunicação interna. Isso facilitará o fluxo de informações entre os diferentes departamentos e garantirá uma visão mais completa dos dados.

Atualizações e suporte

Esteja atento às atualizações do software e certifique-se de implementá-las quando disponíveis. As atualizações geralmente promovem melhorias de segurança, correção de bugs e novas funcionalidades. Além disso, garanta que você tenha acesso a um suporte técnico eficiente, para auxiliar em eventuais dúvidas ou problemas.

Conclusão

Em suma, o software é uma ferramenta poderosa para impulsionar o crescimento organizacional, mas o sucesso depende da forma como ele é implementado e incorporado à cultura organizacional.

Com a escolha certa do software e uma abordagem estratégica, você estará no caminho certo para obter os benefícios transformadores que um software de gestão de RH pode oferecer à sua empresa!

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