One-on-one: o que é e como implementar na sua empresa

Sem dúvidas, a abertura para o diálogo é um fator importante para o crescimento em qualquer esfera da vida.

Da mesma forma, no contexto organizacional, a comunicação é essencial para criar um ambiente saudável em que as pessoas se sintam ouvidas e confortáveis em receber orientações.

Por isso, no artigo de hoje te ajudaremos a entender o que é a reunião one-on-one e como implementá-la na sua empresa para estimular o engajamento e promover a alta performance.

Neste conteúdo você encontra:

• O que é one-on-one?
• Por que a reunião one-on-one é importante?
• Como fazer um one-on-one?
• 5 erros para evitar na reunião one-on-one

O que é one-on-one?

O one-on-one, também conhecido como 1:1, é uma reunião que acontece entre liderança e liderado. Como o próprio termo do inglêsjá diz, é um momento “um a um”, ou seja, uma reunião individual.

A princípio, seu objetivo é fornecer um canal de comunicação aberto, direto e seguro em que o colaborador se sinta realmente ouvido e acolhido pelo líder, sem medo de represálias.

Com efeito, estabelece um ritual periódico de conversas transparentes e confidenciais que fortalece o relacionamento e garante o alinhamento de expectativas entre liderança e colaborador.

Isso porque a prática do 1:1 é uma oportunidade das pessoas envolvidas se conectarem em um nível mais profundo por meio da troca de ideias, sentimentos, pontos de vista e feedback de forma sincera e construtiva.

Por que a reunião one-on-one é importante?

Líderes de alta performance reconhecem que as reuniões de one-on-one são fundamentais porque, muito além de garantir o desenvolvimento e eficiência do time, criam um ambiente de confiança e segurança para melhorar a experiências das pessoas na empresa.

Mas não só isso, implementar o 1:1 evita outros problemas significativos para as empresas, como veremos a seguir.

Ruídos na comunicação

Os ruídos na comunicação podem causar mal-entendidos, retrabalhos e conflitos. O one-on-one viabiliza o diálogo e permite que líderes e colaboradores expressem suas ideias, preocupações e sugestões de forma aberta e clara.

Ausência de feedback

A ausência de feedback pode prejudicar o desenvolvimento das pessoas. Nesse sentido, o 1:1 surge como um meio de trocar feedback contínuo visando o crescimento profissional.

Baixo desempenho

Como consequência da falta de feedback, os colaboradores acabam ficando sem um direcionamento claro e sem apoio para melhorar, o que pode afetar o desempenho e produtividade individual e da equipe. Com o one-on-one, eles conseguem identificar quais são seus pontos de melhoria e como aprimorá-los para alcançar a alta performance.

Desalinhamento de expectativas

Muitas vezes a falta de comunicação pode levar a desalinhamentos que podem ser evitados com o 1:1. Afinal, permite revisitar metas e esclarecer expectativas, garantindo que todos estejam na mesma página quanto aos objetivos e estratégias da empresa.

Baixo engajamento

Quando as pessoas sentem que não são valorizadas, tendem a ficar insatisfeitas e desmotivadas. Isso pode causar problemas como baixo engajamento e produtividade, absenteísmo e altos índices de turnover. Por outro lado, as reuniões de one-on-one demonstram que a empresa se importa com o bem-estar e desenvolvimento de cada colaborador.

Como fazer um one-on-one?

Muitos líderes ainda têm dúvidas sobre como estruturar o one-on-one. Pensando nisso, fizemos um checklist com passos importantes para líderes conduzirem uma reunião de sucesso.

1.   Defina a periodicidade

Antes de tudo, defina a periodicidade dos encontros, que podem ser semanais, quinzenais ou mensais, e o tempo de duração de cada reunião.

É válido ressaltar que, se o 1:1 é um processo novo na sua empresa, é importante separar um momento com toda equipe para explicar o que é essa reunião, como ela funciona e qual é o seu objetivo. Somente após todos estarem cientes, inclua o one-on-one na agenda.

2.   Escolha um ambiente adequado

Como já falamos, o 1:1 é uma reunião individual. Portanto, se ela for realizada presencialmente, separe um espaço privado e livre de distrações onde o colaborador se sinta à vontade. Em casos de times remotos em que o one-on-one é realizado virtualmente, priorize conversar com a câmera ligada para transmitir confiança.

3.   Elabore uma pauta

É essencial se preparar antes do 1:1 elaborando uma pauta para guiar a reunião e garantir que ela seja proveitosa.

Reflita sobre os últimos acontecimentos e anote os tópicos a serem discutidos. Você também pode orientar o colaborador a fazer o mesmo e listar os assuntos que quer tratar.

4.   Seja empático e escute

A liderança é responsável por definir o tom da conversa, por isso busque manter um tom otimista, acolhedor e empático para que a reunião tenha um clima leve.

Essa é principalmente uma oportunidade para o colaborador se expressar. Logo, incentive-o a levantar suas ideias, demonstre interesse por suas opiniões e tente escutar mais e falar menos. Até porque o sucesso do one-on-one depende da participação ativa do colaborador.

5.   Faça as perguntas certas

Fazer as perguntas certas ajuda a guiar uma conversa mais assertiva e eficaz.

As perguntas devem ser objetivas e tratar tanto de aspectos da vida profissional quanto pessoal, já que também é um fator que impacta no dia a dia de trabalho, além de contribuir para fortalecer a relação.

A seguir separamos algumas dicas de perguntas por categoria para 1:1.

• Bem-estar e engajamento

Qual é a sua parte favorita e menos favorita do seu trabalho?

• Dificuldades ou preocupações

Alguma coisa está te atrasando ou bloqueando agora?

• Cultura e dinâmica de equipe

Quais aspectos você acha que a nossa equipe deve manter, mudar ou melhorar?

• Liderança

Você gostaria de mais ou menos orientações minhas?

• Desenvolvimento

O que você gostaria de fazer em cinco anos?

• Conexão pessoal

O que você tem gostado de fazer no seu tempo livre?

6.   Dê sua perspectiva

Reconheça o ponto de vista do colaborador, mesmo que você discorde. Faça perguntas que esclareçam e desafiem construtivamente essa opinião e estimule que ele apresente possíveis soluções para os problemas citados.

7.   Conclua e documente

Para concluir a reunião, relembre o que foi dito e defina, junto ao colaborador, as ações a serem tomadas e o papel de ambas as partes para colocá-las em prática.

Anote e documente tudo que foi discutido para garantir a continuidade entre as reuniões e o acompanhamento das mudanças ao longo do tempo.

Em resumo, um one-on-one de sucesso é construído por tópicos relacionados às necessidades, preocupações e esperanças do colaborador, que deve ter um papel de protagonista na conversa.

Como liderança, as responsabilidades são garantir que as reuniões ocorram, incentivar conversas genuínas, promover um ambiente acolhedor e oferecer apoio para que cada pessoa seja capaz de alcançar a alta performance.

3 erros para evitar na reunião one-on-one

A eficácia do 1:1 pode ser prejudicada por erros comuns que você deve evitar na sua empresa.

Erro 1: cancelar a reunião de one-on-one

Com exceção de férias ou emergências, nunca cancele as reuniões de 1:1. De fato, líderes são ocupados e é muito tentador priorizar outras tarefas, mas um simples cancelamento pode demonstrar às pessoas do time que elas não são prioridade e causar frustração.

Erro 2: transformar o one-on-one em uma reunião de projetos

Não se desvie do foco principal do one-on-one, que é escutar as percepções de seu colaborador. Não é o momento para falar sobre status de demandas ou atualizações de projetos, reserve uma reunião específica para essa finalidade.

Erro 3: usar como devolutiva da avaliação de desempenho

A devolutiva da avaliação de desempenho serve para falar sobre metas e resultados pontuais de um período, enquanto o 1:1 tem como objetivo a troca contínua para entender desafios e construir relacionamento.

Conclusão

Em resumo, o one-on-one é uma prática que promove uma comunicação aberta e transparente e fortalece relacionamentos entre líder e liderados, o que constrói uma cultura de confiança e colaboração. Tudo isso contribui para criar times altamente engajados e de alta performance.

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